In der letzten Ausgabe haben wir uns anhand des Aufbaus einer kleinen Datenbank unter GeoFile mit den neuen Möglichkeiten von GeoWorks 2.0 etwas vertraut gemacht. Von der Grund-Eingabemaske mit dem vorgeschlagenen Layoutnamen ERFASSUNG wurden dann unterschiedliche Layouts abgeleitet. Einer war zum Ausdruck einer Muster Einladung, ein anderer für die automatische Erstellung von Serien-Couverts gedacht. Dabei konnte man bereits die vielfältigen Möglichkeiten einer Datenbank mit grafischer Oberfläche in der Praxis erahnen. Diese vorgeschlagenen Beispiele haben jedoch eines gemeinsam, sie bilden jeweils nur einen Datensatz auf je einer Druckseite ab. Dazu haben wir den Knopf mit dem Namen [ Einzel-Layout ] in der unteren rechten Ecke und nicht [ Multi-Layout ] angewählt. Nebenbei bemerkt finde ich diese Bezeichnung irreführend, handelt es sich doch hier um Einzel-Datensatz resp. um Multi-Datensatz. In der US-Version sinngemäss mit Single- resp. Multi-Record bezeichnet.

Etikette bekennen!
Heute sehen wir, wie man auf elegante Art mehrere Datensätze auf eine Druckseite bringt. Wer möchte schon für den Ausdruck von Disketten-Labels, von Adress-Etiketten oder von Namensschildern usw. je ein ganzes Blatt opfern? Zudem gibt's für Seitendrucker praktisches Etikettenpapier mit vorgeschnittenen Selbstklebe-Etiketten in unterschiedlichen Grössen und Anordnungen.
Um mit der Gestaltung einer neuen Darstellung beginnen zu können, eröffnen wir im Menü Layout mit Neues Layout anlegen ein neues Hauptfenster in unserer bereits vorbereiteten Datenbank. Ein leeres Fenster erscheint und im Kasten Layout-Regiezentrum steht vorerst als Layoutname lediglich Layout gefolgt von einer Nummer. Dem wollen wir gleich abhelfen, indem wir den Menüpunkt Layout umbenennen ... anklicken und einen geeigneten Namen für unsere Anwendung ins Eingabefeld schreiben. Also z.B. Etikette oder was immer uns zweckmässig erscheint.
Bevor wir nun die Datenfelder in den leeren Layout einbauen, bestimmen wir im Menü Datei unter Seitengrösse ... unser gewünschtes Etikettenformat. Im Kasten Seitengrösse befindet sich dazu die Sektion Grösse von Einzeldatensätzen. Wir definieren Breite und Höhe in cm und klicken darauf Anwenden, aber nicht bevor wir A4-Brief hoch gewählt, und die Ränder auf Null gestellt haben. Nach einem im Handel erhältlichen A4-Etikettenpapier habe ich z.B. 7 cm auf 3,712 cm eingegeben. Nun hat sich unser Layoutfenster entsprechend reduziert.
Mit anklicken von Multi-Layout können wir uns den Aufbau des gesamten Blattes ansehen. Bestimmt sind die Gitternetzlinien noch am falschen Ort. Durch Anklicken des Aussenrahmens in verkleinerter Ansicht lassen sich die Einzeletiketten so schieben, dass auf dem vollen Blatt 24 Etiketten-Umrisse erscheinen. Ein anderes Problem stellen natürlich nicht bedruckbare Ränder einzelner Drucker dar. So muss eventuell auf die untersten 3 Etiketten verzichtet werden.
Nun gehts aber an die Gestaltung der Etikette im Einzel-Layout-Mode. Im Fenster Layout-Regiezentrum tauchen wie gewohnt unsere bekannten Feldnamen auf, aber diesmal auf der linken Seite unter Felder nicht im aktiv. Layout. Da wir nicht alle Felder für unsere Adressetikette benötigen, holen wir uns mit Markieren und Anklicken des gelben Pfeils nach rechts die gewünschten Felder in die neue Darstellung. Also Anrede, Vollname, Strasse, Ort einfügen. Anschließend die Feldbezeichnung wegnehmen und das ganze in Grösse und Anordnung zurechtrücken wäre ein leichtes Spiel, wenn ... Leider kommen die Felder mit Schriftgrösse 14 daher, und sobald der Rahmen dafür zu eng ist, wird er automatisch verlängert. Vielleicht weiss jemand Abhilfe. Mir ist es nicht gelungen, vor dem Einfügen eine kleine Schrift zu wählen. Wenigstens lässt sich der Rahmen im Menü Eigenschaften unter Feldrahmen vorher ausschalten. Also bleibt uns nichts anderes übrig, als die Felder in der Grösse anzupassen und mit den leistungsfähigen, neuen Werkzeugen im Menü Grafiken unter Ausrichten und Ausrichten/Anordnen zu bearbeiten. Anschliessend muss dann die Grösse von Einzeldatensätzen im Menü Datei unter Seitengrösse nachkorrigiert werden. Fürs erste vielleicht etwas verwirrend, doch lassen sich auf diese Art richtige Kunstwerke gestalten, so z.B. Namensschilder ihres Vereins, mit importierten oder konstruierten Grafiken in schwarz/weiss oder farbig, Tischkarten mit Familienwappen usw. Vor dem Ausdruck empfiehlt sich allerdings, die einzelnen Datensätze im Modus Dateneingabe genau zu betrachten. Ob alle Texte im vorgesehenen Fenster Platz haben, oder ob das vorgegebene Format gesprengt wird. Vorabdruck auf altem Papier lohnt sich sowieso, bevor man teure Etiketten- oder Glanzpapiere "verdruckt".

Noch einmal Serienbrief

Zum Schluss noch eine Ergänzung zum Beispiel der letzten Ausgabe. Offenbar hat es beim Erzeugen der Feldnamen Probleme gegeben. Also nochmals zum Französischen Anführungszeichen.

Wie bereits beschrieben benutzt GeoWrite zur Kennzeichnung eines Platzhalters für einen Eintrag aus der Datenbank die Zeichen << und >> , mehr oder weniger bekannt als französische Anführungszeichen. Für diejenigen, die das GeoWorks Handbuch nicht gerade griffbereit haben, hier die Tastenkombination auf der Tastatureinstellung CH-Extended:

Für das öffnende Zeichen lautet sie:
[ Ctrl ] + [ Alt ] + [ 9 ] = <<

und für das schliessende Zeichen:
[ Shft ] + [ Ctrl ] + [ Alt ] + [ $ ] = >>

Etwas mühsam, diese Fingerverrenkung. Aber wenn einmal ein Platzhalter steht, lässt sich dieser beliebig oft kopieren und inhaltlich entsprechend anpassen.
Uebrigens lassen sich Serienbriefe auch aus der GeoDex-Kartei und aus GeoCalc auf die gleiche Art über Zwischenspeicherung im Clipboard erzeugen. Der vor dem Zwischenspeichern ausgewählte Bereich muss jedoch exakt einer Datenbank entsprechen; d.h. in der ersten Zeile müssen die im Serienbrief eingesetzten Feldnamen stehen, und in den weiteren Zeilen ganze Datensätze. Dies hat den Vorteil, dass man alle Kopier- und Schiebefunktionen von GeoCalc benutzen kann, und erst noch jederzeit einen Ausdruck als Tabelle erzeugen kann. Als nächstes werden wir uns mit dem Datenaustausch und seinen Tricks von anderen Programmen befassen. Bis dahin, viel Spass mit in MultiLayout!: Für Interessierte ist eine Demodiskette mit Beispieldateien in GeoFile in Vorbereitung.

Felix Gärtner