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GeoFile für Einsteiger

Autor: Burkhard Oerttel

Mit GeoWorks 2.0 verfügt nun der Anwender nebst der lange erwarteten Tabellen-Kalkulation GeoCalc über eine einfache, aber leistungsfähige und umfangreiche Datenbank Namens GeoFile. Die Leute von Berkley sind auch diesmal Ihrem Grundsatz treu geblieben, mit grafischer und farbiger Oberfläche vom Feinsten, mit Editierfunktionen wie Sortieren und Selektieren, mit komplexen Berechnungen wie in der Tabellenkalkulation, mit Import von dBase und Lotus-Daten und Export in andere Datenformate, mit Verknüpfung zu GeoWrite-Dokumenten für Serienbriefe und vielem anderem mehr haben sie wieder einmal ein in der Handhabung klar strukturiertes und einfach zu bedienendes Produkt, das auf dem einseitigen, monopolistischen Softwaremarkt seinesgleichen sucht, geschaffen. --- Genug der Schwärmerei, los gehts mit der ersten Anwendung.

Ein paar Begriffe
Eine Datenbank kann man sich wie eine einfache Tabelle mit Spalten und Zeilen vorstellen.
Ueber jeder Spalte steht der Feldname zur Bezeichnung, quasi als Titel. Also für eine Muster-Adressdatenbank würde ich mir z.B. ein Feld namens VORNAME, ein Feld namens NAME, diverse Felder für STRASSE, PLZ, ORT, LAND, TELEFON, ANREDE, JAHRGANG, HOBBY, usw. anlegen. Damit ist die Organisation der Datenbank definiert.
In den einzelnen Zeilen befinden sich die zum Feldnamen zugehörigen Eingabefelder. Jede Zeile hat zusammenhängende Daten in den betreffenden Spalten, z.B. alle Angaben über eine Person. Man nennt dann eine solche Zeile Datensatz oder Record. GeoFile kann 16'000 Datensätze aufnehmen!

Erstellen einer Adressdatenbank als Muster

Also starten wir gleich Geofile und eröffnen ein neues, leeres Dokument. Im Menü Optionen wechseln wir den Level auf Stufe 4 und erhalten dann neben dem Hauptfenster ein Fenster Layout-Regiezentrum für den Layout 1. Unten am Hauptfenster befindet sich die Steuerung mittels vier Knöpfen. Links Erstellen zum Aufbauen der ganzen Darstellung von Daten, Text und Grafik, aber vor allem zur Definition der Felder. Daneben Dateneingabe zur Eingabe der aktuellen Datensätze, aber das kommt erst im zweiten Schritt. Rechts ist Einzel- oder Multi-Datensatz anwählbar. Letzteres für Mehrfachausdruck von Ettiketten, Ordnerrücken, Namensschildern etc. auf einem Blatt. Davon in einem späteren Artikel.
Falls nicht schon geschehen empfiehlt sichs, unter Menü Datei das Seitenformat z.B. A4 hoch mit den gewünschten Parametern einzustellen und dem Dokument unter speichere als ... eine passend benamste Datei zu eröffnen.
Gehen wir nun in den Erstellen Modus und klicken im Kontrollfenster Neue Fenster anlegen, so öffnet sich das Anlege Fenster und wir können mit dem Eröffnen des ersten Feldes beginnen. Der vom System vorgegebene Feldname Feld_1 wird nun z.B. durch VORNAME überschrieben. Die restlichen Einstellungen lassen wir vorläufig. Auf Enter-Taste oder Klick auf ERSTELLE wird im Hauptfenster automatisch ein Daten-Eingabefeld mit Rahmen eröffnet und davor steht der zugehörige Feldname, eben "VORNAME". Gleichzeitig wechselt der Feldeintrag aufs zweite Feld, bereit an Eingabe des zweiten Feldnamens. So können wir weiter Felder eröffnen, bis alle unsere Felder aufgebaut sind und wir ein komplettes erhalten. Auch kann man Datenfelder durch Markieren und Transportieren mittels dem gelben Pfeil nach links aus dem Erfassungsformular, GeoFile nennt dies den aktiven Layout, ausblenden und gegebenenfalls wieder einblenden. Vorsicht! Die Reihenfolge wird dabei natürlich geändert.
Mit den vom GeoDraw bekannten Werkzeugen kann ich nun mein Formular oder Layout beliebig bearbeiten: In Lage, Grösse, Schrift und Farbe. Sogar drehen lassen sich die Felder und mit grafischen Elementen wie Familienwappen und Firmenlogos, Rahmen und Schraffuren garnieren. Zum pröbeln reichen wenige Felder, später können immer neue zugefügt, falsche gelöscht oder abgeändert werden.

Eingabe der Daten

Genug der Felder, wir klicken Stop Erstellen und kommen zurück ins Layout-Regiezentrum.
Nun können wir bereits die ersten Einträge unserer Daten vornehmen. Dazu klicken wir den Knopf Dateneingabe und erhalten das Dateneingabe Kontrollfenster. Das erste Feld ist nun angewählt, (ansonst mit der Maus anklicken) und ich kann die erste Person in den zugehörigen Feldern eingeben und ggf. korrigieren. Die zweite Person können wir erfassen, wenn wir einen zweiten Datensatz eröffnen. Der Knopf links unten im Kontrollfenster mit den Strahlen stellt uns einen neuen Datensatz mit leeren Feldern zur Verfügung. Mit der Eingabe neuer Personen wächst unsere Datenbank und mit den blauen Pfeiltasten können wir in den eingegebenen Datensätzen rumblättern wie in einem Karteikasten. Damit haben wir uns eine erste Datenbank geschaffen, für die Verwaltung von Kunden, von Vereinsmitgliedern, Sammlungen, Kochrezepten, Dias etc. lassen sich so Datenbanken mit beliebigen Feldern und Darstellungen anlegen.
Diese Datenbank wollen wir nun für andere Darstellungen, eben andere Layouts weiter verwenden. Ich empfehle im Erstellen Modus das Menü Layout aufzurufen und unter ändern Layoutname diesem Layout einen passenden Namen z.B. ERFASSUNG zu geben.

Ausdruck von anderen Darstellungen

Als erste Anwendung unserer Datenbank kreieren wir nun persönliche Einladungen für unsere Freunde als Serien-Formular. Die Grafik kann im GeoDraw mit allem Komfort erzeugt und dann mittels Kopieren und Einkleben eingefügt oder direkt im GeoFile mit den Grafik-Werkzeugen gestaltet werden. Auch das Einkleben von fertigen Grafiken oder Symbolen z.B. aus GeoWorks 1.2, nach vorheriger Umwandlung im Menü Utilities unter Upgrade 1.x, ist leicht machbar.
Bevor wir mit der Gestaltung einer neuen Darstellung beginnen, eröffnen wir im Menü Layout unter Neuer Layout ein neues Hauptfenster. Im leeren Fenster können wir nun den festen Teil unserer Einladung grafisch und textlich gestalten. GeoFile erlaubt die Definition der unterschiedlichsten Layouts der gleichen Daten. Im Fenster Layout-Regiezentrum tauchen unsere bekannten Feldnamen wieder auf, aber diesmal auf der linken Seite unter nicht im aktiven Layout enthaltene Felder. Da wir nicht alle Felder für diese Einladung benötigen, holen wir uns mit Markieren und Anklicken des gelben Pfeils nach rechts die gewollten Felder in die neue Darstellung.
Nach Bearbeitung, wie verschieben, vergrössern, Schrift wählen, Lage, Ausmittung und Farbe anpassen, löschen wir noch den in diesem Layout sicher nicht benötigten Feldnamen und schon können wir jeder Person in unserer Adressliste eine persönliche Einladung farbig oder schwarz/weiss ausdrucken lassen. Blätterst Du aber im Modus Dateneingabe alle Datensätze einmal durch und prüfst Du, ob alle Eintragungen in den vorgesehenen Feldern Platz haben, sonst entstehen plötzlich mehrzeilige Felder. Also Schrift und Feldgrösse vor dem Ausdruck aufeinander abstimmen!
Nun wirst Du sicher einwenden, was soll ich mit all den Leuten aus meiner Datenbank, ich will nur den und dieda ... einladen! Damit Deine Einladung nicht überbordet ist auch dafür vorgesorgt. Im Modus Dateneingabe befindet sich ein Menü Markieren oder so, wähle den Punkt mit der Bedeutung Zeige nur markierte Datensätze. Mittels dem Markierknopf rechts mit dem Richtighaken lassen sich jetzt im Kontollfenster die ungewollten Personen aus- bezw. wieder einblenden. Natürlich gibt es raffiniertere Markiermethoden, abhängig von den Einträgen in den Feldern, aber das ist etwas für später. Zum besseren Auffinden empfehle ich dem so entstandenen Layout im Menü Layout wie bereits oben beschrieben einen geeigneten Namen zu geben, z.B. EINLADUNG.

Erstellen eines Couverts

Eröffne wie besprochen einen neuen Layout für eine neue Darstellung der vorhandenen Daten, benamsen ihn und wählen im Menü Datei unter Seitenformat einen Umschlag z.B. C5. Danach gestalte den Briefumschlag mit Deinem Absender, Firmenlogo, PP im Rahmen falls erwünscht, usw. Nun füge die komplette Adresse in der üblichen Darstellung ein.
Ein Tip für Fortgeschrittene: Wenn es Dich ärgert, dass der Vorname immer das ganze Feld beansprucht und dadurch der Abstand zum Feld Name nach Länge des Vornamens variiert, kann dem durch ein neues, berechnetes Feld leicht Abhilfe schaffen. Dazu wird ein neues Feld z.B. VOLLNAME eröffnet. Unter dem Knopf Feldtyp wird diesesmal aber Berechnet ausgewählt und mit Definiere Ausdruck eine einfache Formel eingegeben, d.h. anklicken von VORNAME schiebt dieses Feld in die Berechnungsformel. Nun folgt das Verkettungszeichen & gefolgt vom Abstandsstring " " , wiederum & und anschliessend NAME. Diese Funktion verknüpft Vorname und Name zu einem neuen Begriff VOLLNAME mit exakt einem Leerschlag dazwischen. So lässt sich auch mit der Postleitzahl und dem Wohnort verfahren, falls diese nicht schon in einem einzigen Feld erfasst wurden.

Der Serienbrief

Serienbriefe werden wie normale Briefe im GeoWrite geschrieben. Um diese später mit der Datenbank verknüpfen zu können, müssen die variablen Einträge wie Anrede, Vorname, Name, Strasse, Ort und Begrüssung durch sogenannte Platzhalter ins Dokument eingefügt werden. Diese Platzhalter müssen mit den Feldnamen der anzuwendenden GeoFile-Datenbank völlig übereinstimmen. Zur Kennzeichnung eines Platzhalters benutzt GeoWrite die Zeichen << und >> , zu finden im Handbuch Seite 531 als franz. Anführungszeichen, also z.B. <<VORNAME>> <<NAME>> <<GRUSS>> entsprechend unserer Datenbank.
Ist der Brieftext geboren und die benötigten Platzhalter mit den Sonderzeichen am richtigen Ort eingefügt, können wir ans Verknüpfen denken. Dazu öffnen wir unsere GeoFile-Datenbank, über Menü Datei unter Sonstiges ... rufen wir die Export-Funktion auf. Dort klicken wir den unteren Knopf Exportieren in die Zwischenablage oder Export to Clipboard an und gehen zurück ins GeoWrite. Nun wird der Druckbefehl aufgerufen und in der Dialogbox einer der Merge-Knöpfe, entweder für einen oder für alle ausgewählten Datensätze, angeklickt. Damit wird für jeden Datensatz ein persönlich gestalteter Brief ausgedruckt.
Ein bisschen viel fürs erste. Aber die Beschreibung sieht viel komplizierter aus als die Ausführung. Da mir bis dato keine deutsche Version vorliegt, werden einige Befehle und Menüpunkte nicht exakt dem endgültigen Wortlaut entsprechen. Bitte um Nachsicht. Ich hoffe, es macht trotzdem Spass und wünsche viel Erfolg, denn diese Musterdatenbank enthält nur einen kleinen Teil der im 2.0 enthaltenen Möglichkeiten.
Also, hands on, es lohnt sich!

PS: Für Interessierte ist eine Demodiskette mit Beispieldateien in Vorbereitung!

 




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Ausgabe 08

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Letzte Änderung am 01.11.2019