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GeoFile für Einsteiger

Autor: Armin Walter

Nachdem ich von verschiedenen Leuten auf Probleme beim Arbeiten mit Geofile angesprochen wurde, habe ich mich entschlossen, einen kleinen Einsteiger Workshop auszuarbeiten. Dieser soll dazu dienen, ein besseres Verständnis zu den Funktionen von Geofile zu erhalten.
Wir werden gemeinsam Schritt für Schritt eine kleine Adressdatenbank erstellen und diese mit den unter Geofile zu Verfügung stehenden Mitteln grafisch verändern. Des weiteren wird die Erzeugung verschiedener Layouts innerhalb dieser Datenbank erklärt. Wenn diese grundlegenden Funktionen erklärt sind, wird jeder in der Lage sein, seine eigene Datenbank zu erstellen.

ZOOMAbb. 1 - Eingabefenster Nach dem Starten von Geofile wird man mit einem Eingabefenster konfrontiert. (Abb. 1) Je nach Konfiguration von Geos kann es auch nötig sein, unter dem Menüpunkt Datei die Option Neu/Öffnen aufzurufen. Dieses Eingabefenster dient dem Anlegen ALLER Felder, die irgendwann mal in der Datei benötigt werden könnten.

Das heißt, wenn jemand eine Adresskartei aufbaut und nicht alle Informationen über eine Person im Hauptlayout benötigt, so sollte er doch auch Felder wie z. B. das Geburtsdatum mit anlegen. Alle Felder lassen sich nach dem Anlegen für die verschiedenen Layouts deaktivieren und auch wieder aktivieren. (Abb. 2)

Im Feld Feldname geben wir also nacheinander ein: Nachname, Vorname, Straße, PLZ, Wohnort, Telefon und Punkte die jedem persönlich wichtig erscheinen. Der Inhalt der Felder oder die Anzahl sind im Grunde nicht so wichtig. Jeder muß selbst wissen was ihm wichtig ist. Der Feldtyp bestimmt, welcher Art das Feld ist. Text-, Datum-, Uhrzeit-, Zahlen- und Berechnungsfelder stehen zur Auswahl. Uns interessiert aber erstmal nur das allgemeine Textfeld.

ZOOMAbb. 2 - Layout-Regiezentrum Nach dem Anlegen kann man nun nach der Bestätigung Anlegen beenden im Layout-Regiezentrum (Abb. 2) entscheiden, welche Daten im aktuellen Layout zu Verfügung stehen sollen und welche nicht. Durch Anklicken der einzelnen Felder kann man diese mittels der Pfeile in der Mitte des Regiezentrums aktivieren oder deaktivieren. Anschließend sollte man das Kontrollfenster an den Bildschirmrand schieben, damit wir uns mit der Anordnung der Felder beschäftigen können.
Das Layout-Regiezentrum läßt sich während der Editierphase nicht abschalten. Geofile bietet zwei Möglichkeiten an. Erstellen oder Dateneingabe. Beide Modi werden durch die beiden Icons unten links im Geofilefenster ausgewählt.

Zur Zeit befinden wir uns noch im Erstellen-Modus. Das wird sich bis auf weiteres auch nicht ändern.
Nach nun erfolgter Auswahl aller Felder präsentiert sich das Geofilefenster so ähnlich wie in Abb.4. Diese Felder, die scheinbar doppelt vorhanden sind, sind nun der Grundbaustein unserer Eingabemaske. MASKE?, wat is dat denn? Der Ausdruck Maske umschreibt das fertige Layout mit allen grafischen Feinheiten und Anordnungen der Eingabefelder, in das wir dann endlich Daten eingeben können. Aber so weit sind wir noch lange nicht.

ZOOMAbb. 4 - Eingabefelder Jetzt wollen wir erst mal entschlüsseln, warum die Eingabefelder in doppelter Form abgebildet sind. (Abb. 4) Das hat einen ganz logischen Grund: Das linke Feld ist ein Bezeichner, d. h. es bezeichnet den Feldnamen. Wobei das rechte Feld nur zur besseren Erkennung den Feldnamen trägt. Im späteren Eingabemodus verschwindet der Feldname aus dem Eingabefeld und gibt ein leeres Feld für die Dateneingabe vor. Warum es wichtig ist, den Feldnamen im Eingabefeld darzustellen, sehen wir während unserer nächsten Aktion: Das Anordnen der Felder.

Die Felder, so wie in Abb.4 dargestellt, können nun durch Anklicken umpositioniert werden. Hält man während des Markierens die Strg - (Ctrl) Taste fest, so kann man mehrere Felder auf einmal anwählen und diese gemeinsam in Gruppen verschieben. Welche Feldanordnung Ihr nun trefft, bleibt Euch überlassen.
Achtung: Die Eingabefelder und ihre Bezeichner haben keine Beziehung zueinander; d. h. man könnte den Bezeichner "Vorname" auch vor das Eingabefeld für den Wohnort positionieren. Man könnte die Bezeichner sogar alle löschen, für eine Listenausgabe zum Beispiel. Aber das kommt später.

Nach der Positionierung der Felder, wobei man dank der Feldnamen in den Eingabefeldern keine Verwechslungen erfährt, kann man die Felder optisch aufbereiten. Man wählt ein Grafikwerkzeug wie z. B. Rechteck oder Kreis aus und "umrahmt" ein Eingabefeld oder eine Gruppe von Feldern, um sie optisch hervorzuheben.
Aber was passiert? Man erzeugt nur einen schwarzen Balken über dem Feld.
Diesen muß man nun mittels des Menüpunkts Grafiken und der Option Ausrichten in den Hintergrund setzen. Leichter geht das durch einmaliges Drücken der Taste "B". Das B steht für Back und schiebt jedes markierte Objekt in den Hintergrund.
Der gegenteilige Befehl läßt sich durch den Buchstaben "F" aktivieren. Das funktioniert übrigens in allen Anwendungen, die Grafikunterstützung bieten. Nun muß man nur noch mit den Flächenattributen die Farbe und das Muster für den Balken festlegen, und schon hat man eine wesentlich ansprechendere Oberfläche; sprich Eingabemaske.

Durch Einkleben von beliebigen Grafiken kann man nun noch weitere Verbesserungen an der Optik vornehmen. Als nächste und vorerst letzte Aktion unserer Maskenerstellung müssen wir nun noch festlegen, in welcher Reihenfolge die Eingabefelder durchlaufen werden sollen, wenn wir eine Eingabe tätigen wollen. Im Normalfall werden die Felder von oben nach unten durchlaufen.

ZOOMAbb. 5 - Tabulator-Reihenfolge Hat man nun die Felder zu sehr umpositioniert, muß man die Reihenfolge neu festlegen. Dieses geschieht mit dem Menüpunkt Layout und der Option Tabulator-Reihenfolge setzen...
Es erscheint eine Menübox (Abb. 5), in der man nun durch Anwahl eines Feldnamens und der Leitersymbole (Feld einordnen) die Reihenfolge verändern kann. Die Felder werden im Layout entsprechend der Reihenfolge in der Liste von oben nach unten durchlaufen.

Abb. 3 - Dateieingabemodus Hat man sich für seine Reihenfolge entschieden, so können wir nun erstmals in den Dateieingabemodus schalten. (Abb. 3)

ZOOMAbb. 6 - Datensatz-Kontrolle Das Layout - Regiezentrum verschwindet und macht einer neuen Box platz: Die Datensatz-Kontrolle. (Abb. 6) Diese sollte man so auf dem Schirm plazieren, daß sie nicht stört, aber jederzeit alle Icons anzuwählen sind.

Die Funktionen dieser Datensatz-Kontroll-Box im Einzelnen:
Die Pfeile im oberen Teil der Box haben eine ähnliche Funktion wie bei einem Kassettenrecorder. Sie ermöglichen ein Blättern nach vorne oder nach hinten. Entweder jeden Datensatz einzeln oder auf Anhieb ans Ende oder an den Anfang der Datei.
Darunter befindet sich die Anzeige für die Nummer der Datensätze, oder besser gesagt die Anzahl der bereits eingegebenen Daten.

Die wichtigsten Funktionen stellen die Icons im unteren Teil der Box dar. Erklärung von links nach rechts.:

  1. Neuen Datensatz erzeugen. Es wird die Möglichkeit gegeben, in ein leeres Datenblatt seine Daten einzugeben.
     
  2. Ausgefüllten Datensatz in die Datei aufnehmen.Erst nach Anwahl dieses Punktes werden die neuen Informationen abgespeichert. Wenn man nach der Dateneingabe einen neuen Datensatz erzeugt, wird die vorherige Eingabe ebenfalls übernommen. Ebenso beim einfachen Weiterblättern in der Datei.
     
  3. Letzten Stand des Datensatzes wiederherstellen. Solange man sich noch im aktuellen Feld befindet und vielleicht diverse Änderungen vorgenommen hat und merkt, daß es z.B. der falsche Datensatz war, den man bearbeitet hat, so kann man alle Eingaben zurücknehmen. Hat man aber schon weitergeblättert, so gilt die Eingabe als abgeschlossen und kann nicht mehr verändert werden.
     
  4. Angezeigten Datensatz löschen. Nach Aufruf dieses Punktes wird der angezeigte Datensatz nach einer Sicherheitsabfrage gelöscht.
     
  5. Hilfefunktion. Ruft man sie auf, so kann man das alles, was ich hier eben beschrieben habe, noch mal lesen, nur mit anderen Worten.

Das letzte kleine Symbol befindet sich über dem der Hilfefunktion. Mit diesem Punkt kann man den angezeigten Datensatz in eine besondere Gruppe aufnehmen. Man markiert den Satz und kann dadurch einige der Datensätze besonders markieren. Später dazu mehr.

Alle die oben beschriebenen Funktionen und ihre Auswirkungen können beim Verlassen der Datei für null und nichtig erklärt werden, wenn man die Änderungen nicht abspeichert, sondern sie vergißt.

Für die Fortführung des Workshops ist es nun wichtig, daß Ihr in die erzeugte Datenbank einige Daten eingebt. Zum einen ist es sowieso wichtig die Symbole alle richtig kennenzulernen, und zum anderen benötigen wir einige komplette Datensätze um ein neues Layout für eine Listenausgabe zu erstellen, bzw. um überhaupt die Möglichkeit zu haben eine Liste mit mehreren Daten zu Erstellen.

ZOOMAbb. 7 - Menüpunkt Layout Nach erfolgter Eingabe müssen wir nun, da wir erneut ein Layout bearbeiten wollen, in den Erstellen-Modus zurückschalten. (Abb. 3) Nach Anklicken des Menüpunktes Layout können wir nun ein neues Layout anlegen. (Abb. 7) Ist man nicht im Erstellen-Modus, so kann man nur zwischen Layouts umschalten, sie aber nicht bearbeiten. Man erhält nun ein, auf den ersten Blick, völlig leeres Arbeitsblatt.

Aber beim genauen Hinsehen, findet man alle im Hauptlayout definierten Datenfelder im Layout - Regiezentrum wieder. Nur diesmal auf der linken Seite der Box. Man kann hier wieder entscheiden, welche Datenfelder im neuen Layout erscheinen sollen.
Mal angenommen, wir brauchen eine Telefonliste, nur mit Vor- und Nachnamen, sowie der Telefonnummer. Dazu müssen wir nur die entsprechenden Felder links in der Box einzeln anklicken und sie mit den Mittelpfeilen ins aktuelle Layout (rechts) transferieren. Es entsteht das altgewohnte Bild: Bezeichner und Datenfelder stehen schön unpassend untereinander.

Aber da wir eine Spaltenausgabe brauchen, werden wir als erstes die Bezeichner löschen. Einfach nur anklicken und mit der Entfernen-Taste ([ Entf ] od. [ Del ]) auf der Tastatur löschen. So, nun haben wir unsere Datenfelder.
Der Trick ist folgender: Durch Anpassung der Schriftgröße und der Breite und Höhe der Datenfelder, kann man alle Felder in eine Reihe positionieren, so daß alle nebeneinander stehen. Aber Vorsicht: der Abstand der Felder untereinander muß in etwa der Länge der Dateneinträge entsprechen, sonst überschneiden sich die Einträge in der späteren Ausgabe.

ZOOMAbb. 8 - Funktion Ausrichten / Anordnen Für die genaue Positionierung der einzelnen Felder, so daß sie genau auf einer Linie stehen, benutzen wie die Funktion Ausrichten / Anordnen. (Abb. 8) Man findet sie im Menüpunkt Grafiken / Ausrichten.
Mittels dieser Funktion kann man alle angeklickten Objekte positionieren.

So auch unsere Felder. Nachdem alle Felder grob am oberen Bildrand positioniert sind, werden alle Felder selektiert. Entweder mit Hilfe der Strg - Taste oder durch ziehen eines Rahmens mit dem Pfeil aus der Menüleiste. Dabei werden dann auch alle erfaßten Felder selektiert.
In der Funktionsbox Ausrichten / Anordnen finden wir zwei mal acht Symbole mit seltsamen Bildern drauf. Die Linken acht sind für waagerechtes Verschieben von Objekten, die Rechten acht für das senkrechte Versetzen. Mit Auswahl des ersten Symbols der rechten Gruppe können wir nun alle unsere Datenfelder an einer gemeinsamen oberen Linie ausrichten. Richtwert ist dabei die Position des obersten Feldes.

Nun noch erst ein wichtiger Hinweis: Durch die doch recht langsame Ausdruckgeschwindigkeit bietet es sich an die Liste für einen Ausdruck im Textmodus vorzubereiten. Dabei wird die druckereigene LQ oder NLQ -Schrift benutzt. Dieser Ausdruck ist dann um ein vielfaches schneller fertig. Da man für eine Liste im allgemeinen keine Grafiken benötigt, ist das die beste Lösung. Dazu muß man aber die Schrift URW Mono in der Punktgröße 10 benutzen. Nur so kann der Drucker alle Abstände richtig berechnen. Bei anderen Schriften oder Größen druckt er zwar auch, aber die Ausgabe könnte verzerrt werden.

Wenn alle Felder so sind wie gewünscht, muß man nun noch die Größe festlegen, die ein Einzeldatensatz benötigt, bzw. die Fläche, die ein Satz auf dem Papier oder Schirm einnehmen soll. Dieses erfolgt im Menüpunkt Datei mit der Option Seitengröße. Dort kann man nun die Größe der Einzeldatensätze festlegen. Fürs erste dürfte die Höhe von einem Zentimeter ausreichen. Eine millimetergenaue Anpassung wäre für unsere Versuche nicht nötig.

Was passiert nun? Es ist nur noch ein Datensatz zu erkennen. Die Seitenlänge ist auf einen Zentimeter geschrumpft. So soll eine Liste aussehen? Na ja, wir haben den wichtigsten Punkt vergessen:
Es muß in den Multilayout - Modus umgeschaltet werden. Jetzt nur noch in den Dateneingabe-Modus zurückschalten, und schon haben wir eine wunderbare Liste vor uns. Die Anzahl der angezeigten Datensätze wird durch die eingestellte Seitengröße bestimmt, so daß wir uns keine Gedanken machen müssen, ob unser Layout die richtige Größe hat.

Man kann nun eine Liste ausdrucken, oder erst einzelne Datensätze manuell markieren (mit dem kleinen Hakensymbol in der Datensatzkontrollbox). Oder man benutzt die gegebenen Möglichkeiten der automatischen Markierung. Dazu möchte ich vorerst auf den Artikel in der GUP 31 auf Seite 18 verweisen. Eventuell werde ich diese Möglichkeiten später einmal in aller Ausführlichkeit zu Papier bringen.

Wenn Ihr nun einige Datensätze auf die eine oder andere Art markiert habt, so könnt Ihr unter der Option Markieren auswählen, was angezeigt werden soll. Man kann sich nun u. a. aussuchen, ob die markierten oder die übrigen Daten angezeigt werden sollen. Diejenigen, die zur Anzeige kommen sind auch die, die ausgedruckt werden. Ich verwalte durch diese Möglichkeiten unsere Regio-Mitgliederdatei.

Ich hoffe, ich konnte es einigermaßen verdeutlichen, welche Möglichkeiten in GeoFile stecken. Viel Spaß bei der Dateneingabe.

 

Armin Walter, Regio HH

 

 

 




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Letzte Änderung am 01.11.2019