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Quattro Pro Einstieg (I. Teil)

Autor: Rolf Stegmann

Quattrogeos

Eine ungewöhnliche Überschrift, dennoch eine Tatsache. GeoWorks Ensemble und Quattro Pro Light, die "handbuchabgespeckte" Version 2.0 von Borlands Tabellenkalkulation, kommen in einem Paket. Da das Kind einen Namen brauchte, wurde daraus GeoWorks Pro.
Doch so "Pro" ist es nun auch wieder nicht. Quattro Pro Light ist ein DOS-Programm. Es läßt sich aus GEOS starten, dazu wird GEOS "heruntergefahren", wenn man nicht gerade den Task-Manager aus DR-DOS 6 einsetzt. Dann heißt es; GEOS-Oberfläche, ade!

Nach einer Um- und Eingewöhnungsphase steht dem Anwender eine sehr leistungsfähige Tabellenkalkulation zur Verfügung. Wer beim ersten "reinschnuppern" unter einer Stunde mit dem "durchblättern" der Menüs fertig ist, hat die Einträge bestimmt nicht richtig gelesen! Spaß beiseite, als Ouattro Anfänger muß man aufpassen, daß man von der Masse der Funktionen nicht erschlagen wird. Nichtsdestotrotz kommt auch ein Anfänger mit Quadro zurecht. Ein erstes Erfolgserlebnis ist eine in Quattro erstellte und in GEOS importierte Tabelle. Dies wollen wir in diesem Kurs bewerkstelligen. Ich habe bewußt ein einfaches Kalkulationsbeispiel gewählt, daß sich auch ein Einsteiger nicht überfordert fühlt. Die Beispieldateien zu diesem Kurs finden Sie auf der GUP PD-Diskette Nr. 27.

Zu Beginn unserer Sitzung befinden wir uns in der GEOS Oberfläche und starten das Ouattro Pro Ansichtsfenster. Entweder durch Doppelklick auf dem Quattro Pro Piktogramm im "World"-Verzeichnis des GeoManagers oder durch Aufrufen im Express-Menü. Der Bildschirm sollte nun wie in Abb 1 gezeigt aussehen. Die in der Bildschirmmitte erscheinende Dialogbox schließen wir durch Klicken auf Abbruch und wählen dann im Datei-Menü den Menüpunkt Neu. Eine weitere Dialogbox fordert uns zur Auswahl des Verzeichnisses auf, in dem die neue Kalkulationstabelle abgespeichert werden soll und bittet uns um die Eingabe eines Dateinamens. Wir wählen das Document-Verzeichnis (Voreinstellung) und geben unserer ersten Tabelle den Namen UMSATZ. Bei dieser Namensvergabe sind wir an die DOS-Beschränkung von 8 Zeichen gebunden, die Erweiterung .WQ1 für Quattro-Dateien wird automatisch angefügt. Der vorerst letzte Schritt in der GEOS-Oberfläche ist das Klicken auf Anlegen. Sofort wird GEOS "heruntergefahren" und Quattro Pro gestartet, vorausgesetzt, es wurde korrekt installiert.

Sollte an dieser Stelle eine Fehlermeldung erscheinen "... kann Quattro Pro nicht finden", müssen noch folgende Schritte in GEOS unternommen werden:

Wählen Sie im Quattro Pro-Ansichtsfenster den Menüpunkt Optionen und darin Erweiterte Optionen ... Der Eintrag unter Quattro Pro light - Konfiguration sollte folgendermaßen lauten: C:\QPRO\Q.EXE. Wenn dem nicht so ist, löschen Sie die Vorgabe mit DEL oder BACKSPACE und tragen Sie die obige Zeile ein. Bestätigen Sie mit OK und wählen Sie anschließend Erweiterte Optionen speichern aus dem Optionen-Menü. Der Quattro Pro-Start sollte nun reibungslos funktionieren.

Beim Starten von Quattro Pro wird ein neues "Arbeitsblatt" angelegt, welches den Namen UMSATZ.WQ1 trägt, wie wir ihn schon in GEOS vergeben haben. Sie sehen den Namen unten links in der Statuszeile. Dort steht auch das aktuelle Datum und die Uhrzeit, wenn die Systemuhr Ihres Computers richtig eingestellt ist. Am oberen Bildschirmrand ist eine Menüzeile mit 9 Einträgen, darunter eine freie Zeile, die sog. Editierzeile. Die Bildlaufleisten am rechten Rand und unten kennen wir bereits von GEOS, die Funktionen sind dieselben, das Arbeitsblatt kann damit verschoben werden, wenn die Eintragungen in einer Tabelle über eine Bildschirmseite hinausreichen.

Jetzt sind wir auch schon bei der Hauptsache, beim "Arbeitsblatt". Dieses besteht bei einem Tabellenkalkulationsprogramm aus Zeilen (waagerecht) und Spalten (senkrecht). Die Zellen sind am linken Bildschirmrand durchnummeriert (in Quattro Pro von 1 bis 8291), die Spalten am oberen Bildschirmrand durch Buchstaben gekennzeichnet. Dadurch ergibt sich eine rasterförmige Aufteilung des Arbeitsblattes, ähnlich einem Schachbrett. In jede der so entstandenen Zellen lassen sich nun Informationen schreiben, ob diese nun aus Text, Zahlenwerten oder (eine Besonderheit der Tabellenkalkulationsprogramme) Formeln bestehen.
Um jede Zelle sofort "ansprechen" zu können, d. h., um eine Information hineinzuschreiben, müssen wir sie erst "aktivieren". Dies geschieht ganz einfach durch Klicken mit der Maus oder anfahren mit den Cursortasten. Damit auf dem Bildschirm auch ersichtlich ist, welche Zelle die aktive ist, wird diese durch eine rechteckige Markierung hervorgehoben. Man spricht vom "Zellcursor". Zu Beginn einer Arbeitssitzung, also in einem leeren Arbeitsblatt, befindet er sich auf Zeile A1. Damit die Zellkoordinaten leichter erkannt werden können, ist in Quattro Pro die Zeilen- und Spaltenbezeichnung der aktiven Zelle hervorgehoben.

Rechts unten in der Statuszeile steht BEREIT, wir können mit der Eingabe unserer Tabelle UMSATZ.WQ1 beginnen. Auf eine Überschrift verzichten wir hier, da wir diese später in GEOS nachtragen können, wenn unsere UMSATZ-Tabelle in ein GeoWrite-Dokument eingefügt wird.

Der Zellcursor befindet sich in Zelle A1. Ist dies nicht der Fall, bringen Sie ihn durch Drücken der Taste HOME oder POS1 dorthin. Geben Sie das Wort Verkäufer ein und drücken anschließend die Pfeil nach unten-Taste. Der Zellcursor wandert auf Zelle A2. Alle Eingaben, die Sie tätigen, erscheinen zuerst in der Editierzeile unter den Menüeintragungen und werden durch Druck auf RETURN oder einer der PFEIL TASTEN in die jeweilige Zelle übernommen. Der Unterschied: RETURN übernimmt Ihre Eintragung und verbleibt auf dieser Zelle. Drücken Sie eine der PFEILTASTEN, wird Ihre Eintragung ebenfalls übernommen und die mit der PFEILTASTE angesteuerte Zelle wird zur aktiven. Da Sie sich jetzt auf Zelle A2 befinden, geben Sie Dörrmann ein und drücken wieder die Pfeil nach unten-Taste. Wiederholen Sie dies mit den Namen Schmitz, Lustig, Traurig, Neubert und Mont-Blanc. Danach müßte ihre aktive Zelle A8 lauten.

Haben Sie sich verschrieben, löschen Sie Ihre Eintragung mit der BACKSPACE-Taste (Rücktaste) und geben sie erneut richtig ein. Um nach dem Drücken der RETURN- oder einer PFEILTASTE in die Editierzeile zu gelangen, klicken Sie mit der Maus darin, oder drücken Sie die Funktionstaste F2.

In der Zelle A8 geben Sie Summen ein, in Zelle A9 %-Anteil. Fahren Sie anschließend mit dem Zellcursor auf Zelle B1 und geben Sie bis Zelle G1 folgende Daten ein: Ware A, Ware B, Ware C, Ware D, Summen u. %.
Die Spalten- und Zellenbezeichnungen sind hiermit eingegeben, jetzt fehlen noch Zahlenwerte und Formeln, damit in dieser Tabelle auch gerechnet werden kann. Im Prinzip wäre die bisherige Vorgehensweise mit Bleistift und Papier ähnlich gewesen, zum Rechnen gibt es ja Taschenrechner! Doch sehen wir weiter, welche Vorteile ein solches Kalkulationsblatt bietet.

ZOOMQuattro Pro Zahlenwerte Um unsere Tabelle UMSATZ.WQ1 zu komplettieren, geben Sie die Zahlenwerte auf der Abb. ein, und zwar von Zelle B2 bis E7. Die restlichen Werte werden durch Formeln ermittelt.
Eine Formel ist eine Rechenanweisung für Quattro Pro. Die Zelle, welche die Formel enthält, ist in der Regel auch die "Ergebniszelle". Da wir zunächst die Werte aus der Spalte B addieren wollen, bewegen wir den Zellcursor auf B8. Dort soll auch das Ergebnis stehen. Damit Quattro Pro weiß, daß wir eine Formel eingeben wollen, müssen wir diese durch ein +(Plus)Zeichen einleiten. Bewegen Sie anschließend den Zellcursor auf Zelle B2 und geben abermals ein "+" Zeichen ein.
Wiederholen Sie dies für Zelle B3 bis B7. Zum Schluß sollte in Ihrer Editierzeile stehen:
B8: +B2+B3+B4+B5+B6+B7.

Drücken Sie die RETURN-Taste. Wenn 29300 in B8 erscheint, haben Sie alles richtig gemacht. Nun ist diese Art der Formeleingabe recht umständlich. Stellen Sie sich vor, wir hätten in Spalte B nicht sechs, sondern sechzig oder gar hundert Zeilen zu addieren. Für einen solchen Zweck gibt es in Quattro Pro die @SUMMEN-Funktion. Wir wollen auf diese Weise die Summe der Spalte C berechnen. Positionieren Sie den Zellcursor auf C8.

Vielleicht haben Sie sich schon gefragt, welche Funktionen die Icons am rechten Bildschirmrand besitzen. Sie erscheinen nur, wenn Quattro Pro mit der Maus bedient wird und bieten bequemen Zugang zu oft benötigten Quattro Pro-Aufgaben, wie z. B. Scrollen des Arbeitsblattes, ENTER, ESCAPE, DELETE und @. Dieses Symbol (@), im Volksmund "Klammeraffe" genannt, ruft eine alphabetische Liste der internen Quattro Pro-Funktionen auf den Bildschirm. Diese reicht von allgemeinen bis zu Statistik-, Wissenschafts-, Finanz- und Datenbank-Funktionen.

Wenn sich der Zellcursor auf C8 befindet, klicken Sie auf das @-Symbol. Die Funktionsliste öffnet sich. Wir benötigen eine der 113 Funktionen, die Quattro Pro zur Verfügung stellt: die @SUMMEn-Funktion. Drücken Sie die Funktionstaste F2, um die Schnellwahl zu aktivieren, anschließend die Buchstaben S und U auf Ihrer Tastatur. Die Funktion SUMME wird in der Liste hervorgehoben. Mit RETURN übernehmen Sie sie in die Editierzeile und die Funktionsliste verschwindet wieder. Fahren Sie mit dem Zellcursor auf C2, tippen Sie einen Punkt (kein Witz) und bewegen den Zellcursor auf C7. Der Bereich von C2 bis C7 ist nun auf dem Bildschirm hervorgehoben. Um in dieser Weise einen Bereich zu definieren, ist der eben von Ihnen eingegebene Punkt notwendig. Quattro Pro fügt noch einen zweiten hinzu und stellt dies in der Editierzeile so dar:
C8: @SUMME(C2..C7

Die Formel ist nun fast vollständig. Fügen Sie noch eine Schlußklammer an ")" und drücken Sie RETURN. Das Ergebnis 32800 sollte in Zelle C8 erscheinen.
Um die Summen in D8 und C8 zu berechnen wählen wir wieder einen anderen Weg. Doch diesmal ist die Eingabe einer Formel unnötig. Das Zauberwort heißt : Kopieren. Mittels der Kopierfunktion von Quattro Pro können Berechnungsvorschriften an andere Stellen der Tabelle übertragen werden. Quattro Pro merkt sich den Standort der zu berechnenden Zellen in Position zur Kopierquelle und verschiebt diesen entsprechend der Formel(Ergebnis)zelle. Schreiten wir zur Tat:

Positionieren Sie den Zellcursor auf C8 und wählen Sie im Menü Bearbeiten den Eintrag Kopieren. In der Editierzeile erscheint die Meldung Quellbereich angeben: C8..C8 Bestätigen Sie mit RETURN.
Die Meldung wechselt zu Zielbereich angeben: C8 Bewegen Sie den Zellcursor auf D8, tippen einen Punkt und fahren mit dem Cursor auf E8. In der Editierzeile steht jetzt: Zielbereich angeben D8..E8. In diesen Bereich soll die Formel aus Zelle C8 kopiert werden. Lösen Sie den Vorgang mit RETURN aus. In D8 und E8 sollten jetzt die Summen 38200 und 44300 stehen.
Durch den Kopiervorgang wurden die zu berechnenden Spalten von Quattro Pro automatisch angepaßt.
Sie wurden "relativ adressiert", wie es im Kalkulations-chinesisch heißt. Ähnlich verfahren wir in F2 bis F7, bei der Berechnung der Gesamtumsätze der einzelnen Verkäufer. Für F2 erstellen wir die Formel, die dann nach F3 bis F7 kopiert wird:

Zellcursor auf F2 - Klicken auf @ - Funktionstaste F2 drücken - SU eingeben - RETURN drücken - Zellcursor auf B2 - Punkttaste (.) drücken - Zellcursor auf E2 - Klammer zu - RETURN drücken - voila!

Anschließend wird die eben erstellte Formel kopiert:

Zellcursor auf F2 - Im Menü Bearbeiten Eintrag Kopieren wählen - Quellbereich bestätigen (RETURN) - Zellcursor auf F3 - Punkttaste (.) drücken - Zellcursor auf F7 - Klammer zu - RETURN - fertig!

Versuchen Sie jetzt selbständig, die Summe für F8 zu berechnen, indem Sie die notwendige Formel kreieren. Addieren können Sie dazu entweder B8 bis E8 oder F2 bis F7. Gehen Sie nach obigem Schema vor.

Zu guter Letzt fehlen uns noch die Prozent-Anteile der einzelnen Verkäufer am Gesamtumsatz aller Warengruppen sowie die Prozent-Anteile der einzelnen Warengruppen, wiederum gemessen am Gesamtumsatz. Dabei lernen wir noch eine weitere Art der Zelladressierung; die "absolute Adressierung":

Positionieren Sie den Zellcursor auf G2. Dort soll der Prozent-Anteil von Verkäufer Dörrmann stehen. Geben Sie ein: +F2 (wahlweise auch mit der Cursortaste anzufahren) *100/$F$8. Anschließend RETURN drücken (Ergebnis 18,60).

$F$8 war unsere erste absolute Adressierung. Wir brauchen dies nicht so über die Tastatur einzugeben. Es reicht, wenn wir mit dem Cursor auf F8 fahren und dann die Funktionstaste F4 drücken. Die relative Zelladresse F8 wurde in eine absolute umgewandelt - $F$8. Wichtig wird dies, wenn wir die soeben erstellte Formel für G3 bis G8 kopieren wollen. Zu dieser Berechnung wird der Gesamtumsatz in Zelle F8 benötigt. Adressieren wir dieses Feld nicht absolut, lautet die Formel für G3: +F3*100/F9 - und das ist falsch! Probieren Sie es ruhig einmal aus, es kann nichts kaputtgehen!

Zuletzt berechnen wir noch die Prozentanteile der einzelnen Warengruppen:
Positionieren Sie den Zellcursor auf B9 und geben Sie die Formel ein: +B8*100/$F$8 . Als Ergebnis müßte 20,26 erscheinen. Kopieren Sie die Formel in Zelle C9 bis F9.

Nun sind alle Formeln unserer Tabelle eingegeben. Probieren Sie aus, was passiert, wenn Sie im Bereich von B2 bis F7 andere Zahlen eintippen! Die Ergebnisse ändern sich! Das ist der große Vorteil einer solchen Kalkulationstabelle. Die notwendigen Berechnungsvorschriften werden einmal erstellt und die Tabelle kann beliebig oft für immer andere Zahlen verwendet werden.

Im nächsten Kursteil werden wir uns ein wenig um's optische Layout unserer Tabelle bemühen und eine sogenannte "Präsentationsgrafik" erstellen.

 

Rolf Stegmann

 

 

 




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Ausgabe 22

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letzte Änderung am 01.01.1970