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Quattro Pro Einstieg (II. Teil)

Autor: Rolf Stegmann

Im ersten Teil unseres Quattro Pro Kurses haben wir eine einfache Tabelle konstruiert, welche die Umsatzzahlen einzelner Mitarbeiter eines Warenhauses bezüglich verschiedener Waren darstellt. Dazu haben wir Zeilen- und Spaltenbezeichnungen (Label) eingegeben, sowie Zahlenwerte und Formeln zum Berechnen der gewünschten Ergebnisse. Bei diesem Vorgehen haben wir die optische Gestaltung der Tabelle, sprich Formatierung, etwas außer acht gelassen.

Genau wie ein Text in einer Textverarbeitung zu einem beliebigen Zeitpunkt formatiert werden kann, so ist dies auch mit Zahlenmaterial in einer Tabellenkalkulation möglich. Hier betrifft die Formatierung nicht Blocksatz oder Absatzeinrückung, sondern für gewöhnlich das Zahlenformat (Tausenderpunkt, Nachkommastellen ...) oder die Breite der einzelnen Spalten. Auch das Schriftbild läßt sich ändern, wird in Quattro Pro light jedoch erst in der Druckbildvorschau oder beim endgültigen Ausdruck angezeigt, d. h., es gibt kein WYSIWYG.

Im nun folgenden Teil des Quattro Pro Kurses wollen wir unsere Tabelle UMSATZ.WQ1 formatieren und zwei Schaugrafiken, auch Businessgrafiken oder Charts genannt, erstellen. Die kommenden Schritte setzen voraus, daß Sie die im letzten Teil erstellte Tabelle UMSATZ.WQ1 im Document-Verzeichnis von GeoWorks Ensemble abgespeichert haben. Alle zu diesem Kurs gehörenden Dateien finden Sie jedoch auch auf der GUC PD-Disk 27.

Starten Sie GeoWorks Ensemble und wechseln ins GEOS-Studio. Dort rufen Sie die Quattro Pro Ansicht auf: Express-Menü - Aufrufen - Quattro Pro Ansicht. Wählen Sie im erscheinenden Dialogfenster die Datei UMSATZ.WQ1 und klicken Sie auf Öffnen. Unsere Umsatztabelle wird jetzt im Ansichtsfenster angezeigt. Da wir sie bearbeiten möchten, starten wir Quattro Pro light - entweder durch das erste Symbol in der kleinen Iconleiste - oder durch Anwählen von Spreadsheet editieren im Fenster-Menü. PC-GEOS wird augenblicklich "heruntergefahren" und Quattro Pro light gestartet, zusammen mit unserer UMSATZ.WQ1 Tabelle.

Als erstes wollen wir die Spaltenbreite der Tabelle vergrößern. Die Standardvorgabe beträgt 9 Zeichen und das ist für größere Zahlen mit Nachkommastellen schon zu wenig. Quattro Pro zeigt in einer Zelle, deren Breite für den Inhalt zu klein ist, lauter Sternchen (***) an, um Sie darauf aufmerksam zu machen. Für unsere Tabelle ist eine Spaltenbreite von 12 Zeichen ideal.

Positionieren Sie den Zellcursor auf Zelle A1 und wählen Sie im Menü Layout den Befehl Mehrere Spalten - im folgenden Untermenü den Eintrag Breite setzen. Quattro Pro fordert Sie nun auf, den Spaltenbereich anzugeben, der verändert werden soll. Als Vorgabe steht in der Editierzeile: A1: A1..A1 Durch Eingabe von A1..G1 wählen wir den gewünschten Bereich und bestätigen mit RETURN. (Alternativ können Sie natürlich auch mit der Maus markieren, indem Sie die linke Maustaste gedrückt halten und ziehen). Jetzt geben wir die neue Breite an, nämlich 12, und quittieren abermals mit RETURN. Die Spalten werden augenblicklich auf die neue Breite vergrößert, so daß alle Inhalte korrekt lesbar sind.

Damit ist die "optische Aufmachung" der Tabelle aber noch nicht abgeschlossen. Störend ist vor allem das uneinheitliche Zahlenformat, mal mit, mal ohne Nachkommastellen. Wir wollen alle Zahlenwerte mit zwei Nachkommastellen anzeigen lassen. Außerdem sollen größere Zahlen durch einen Tausenderpunkt separiert werden.
Markieren Sie den Bereich von B2 bis G9. Dies geht am allereinfachsten mit der Maus, aber natürlich auch per Tastatur: Bewegen Sie den Zellcursor auf B2 und drücken Sie SHIFT F7, um die Erweiterungsfunktion einzuschalten. In der Statuszeile steht ERW für Erweitern. Nun fahren Sie mit dem Zellcursor auf Zelle G9. Der gesamte Bereich wird invertiert dargestellt und ist somit für eine Bearbeitung vorbereitet. Wählen Sie aus dem Layout-Menü den Befehl Format. Eine Reihe von möglichen Darstellungsformaten für numerische Werte wird eingeblendet. Klicken Sie auf den Eintrag Separator. Die anschließende Frage nach den Nachkommastellen beantworten Sie mit RETURN, da die Vorgabe 2 für uns akzeptabel ist.
Prompt ändert sich das Darstellungsformat der Tabelle und alle Zahlen werden mit 2 Nachkommastellen und gegebenfalls mit einem Tausenderpunkt angezeigt. Löschen Sie die noch bestehende Markierung mit Druck auf eine beliebige Cursortaste. Um die Spaltenbezeichnungen in Zelle B1 bis G1 rechtsbündig darzustellen, markieren Sie diesen Bereich und wählen Sie im Menü Layout den Befehl Ausrichtung und im folgenden Untermenü Rechts.

Zu guter Letzt wollen wir unsere Umsatztabelle durch das Einfügen von mehreren Trennlinien ein bißchen professioneller gestalten. Die gesamte Tabelle soll einen Rahmen erhalten und Trennlinien unter der ersten und über der achten Zeile (siehe Abb. in GUP 22, Seite 10).
Markieren Sie die gesamte Tabelle und wählen Sie den Befehl Linien im Menü Layout. Daraufhin wird Ihnen eine Auswahl der möglichen Positionierungen für Linienelemente angezeigt. Wählen Sie Außen und im folgenden Untermenü Einfach. Mit Zurück kommen Sie wieder in die Tabelle. Nun in Kurzform die Befehle für die zwei ausstehenden Linien:

Zellcursor auf A1 - SHIFT F7 - Cursor auf G1 - Im Menü Layout Linien den Eintrag Unten wählen, dann Einfach - Mit Zurück wieder zum Arbeitsblatt. Äquivalent dazu markieren Sie A8 bis G8 und lassen Quattro Pro eine obere Linie ziehen.

Damit wäre unsere einfache Umsatztabelle fertig. Sie können selbstverständlich experimentieren und das Layout nach Ihren Vorstellungen gestalten. Quattro Pro läßt Ihnen ziemlich viel Freiheit bei der Gestaltung Ihrer Tabellen.
Im folgenden Abschnitt wollen wir zwei Präsentationsgrafiken aus unserer Tabelle anlegen, welche die Umsatzzahlen anhand eines Balken- und eines Kreisdiagrammes graphisch darstellen. Für die Erstellung solcher Diagramme gibt es in Quattro Pro light mehrere Methoden. Wir wählen für unser Beispiel den Schnell-Entwurf. Doch zunächst möchte ich kurz erklären, weilche Werte auf welche Weise in einem Diagramm dargestellt werden.

ZOOMDas Stapelbalkendiagramm Das Stapelbalkendiagramm, welches von Quattro Pro automatisch, wenn keine andere Vorgabe gewählt wurde, erstellt wird, besteht aus einer x-Achse (waagerecht) und einer y-Achse (senkrecht). Wir haben es also mit einem einfachen Koordinatensystem zu tun, in dem die unterschiedlichen Zahlenwerte unserer Tabelle graphisch angezeigt werden (siehe Abb.). Die x-Achse ist dabei gewöhnlich für die Zeilenbezeichnungen (Labels) zuständig und zeigt in unserem Fall die Namen der einzelnen Mitarbeiter an.
Jedem Mitarbeiter ist ein einzelner Wertebereich zugeordnet, welcher als senkrechter Balken in unterschiedlicher Höhe dargestellt wird.
Um einen Bezug zu den tatsächlichen Werten zu erhalten ist die y-Achse entsprechend des Wertebereichs unserer Tabelle eingeteilt. In Stapelbalkendiagramm erfahren wir aber noch mehr. Jeder einzelne Balken besteht aus den Anteilen der verkauften Ware des jeweiligen Verkäufers. Diese werden graphisch durch unterschiedliche Muster hervorgehoben. In der sogenannten "Legende" unterhalb der x-Achse finden wir die Zuordnung von verwendetem Muster und der Warenbezeichnung (Spaltenbezeichnung).
Was sich geschrieben etwas kompliziert anhören mag, ist jedem visuell sofort klar. Wer das Diagramm betrachtet, findet sich gleich zurecht. Und dies sollte auch das oberste Gebot beim Erstellen einer Präsentationsgrafik sein: Es dürfen nicht zu viele Werte dargestellt werden (andernfalls leidet die Übersichtlichkeit), es muß eine geeignete Diagrammform gefunden werden (Liniendiagramme eignen sich hervorragend für Verläufe; Balkendiagramme für zu vergleichende Werte) und unsere Schaugrafik darf keinesfalls mit Text überfrachtet werden, der Betrachter wendet sich sonst erfreulicheren Dingen zu und unser Ziel ist verfehlt.

Kommen wir zum Knackpunkt - dem Erstellen des Diagrammes. Bewegen Sie den Zellcursor auf A1 und markieren Sie die Tabelle von A1 bis E7. Sie können dies per Tastatur (Erweiterungsfunktion SHIFT-F7) oder alternativ mit der Maus bewerkstelligen. Wählen Sie im Menü Grafik den Befehl Schnell-Entwurf. Augenblicklich wird ein Stapelbalkendiagramm ähnlich der hier gezeigten Abbildung gezeichnet. Es entspricht noch nicht ganz unseren Anforderungen. Wir möchten die Rasterlinien in der Grafik entfernen und dafür den exakten Wert jedes einzelnen Balkens darüber angezeigt bekommen.

Wählen Sie dazu im Grafik-Menü den Befehl Layout. Im Untermenü wählen Sie Rasterlinien und dann Entfernen. Wechseln Sie in das Menü Grafik -Einstellungen - Interne Label und geben Sie hier den vierten Wertebereich an (dies ist der letzte obere Anteil eines jeden Balkens). Quattro Pro möchte nun den Wertebereich wissen, der für die Anzeige der gewünschten Zahlen zuständig sein soll. Da über den einzelnen Balken der Gesamtwert plaziert werden soll, also die Summe, markieren wir F2 bis F7 und bestätigen mit RETURN. Im erscheinenden Auswahlmenü entscheiden wir uns für Darüber. Anschließend schauen wir uns das "aufbereitete" Diagramm mit Graphik - Ansicht an. Es müßte jetzt der Abbildung entsprechend aussehen.

Um mehrere Diagramme für ein und dieselbe Tabelle anzulegen, müssen wir sie mit einem Namen versehen und sie explizit für das verwendete Arbeitsblatt sichern. Dies geschieht mit dem Befehl Namen - Sichern im Menü Graphik. Geben Sie den Namen STAPEL für das soeben erschaffene Stapelbalkendiagramm ein.

Für unser zweites Diagramm wählen wir die Kreisform, da wir genau sehen möchten, wer prozentual den höchsten Umsatz bei Ware 1 erreicht hat. Das Kuchenstück dieses fähigen Mitarbeiters soll dann auch besonders hervorgehoben werden, was wir dadurch erreichen, daß wir es aus dem Kreis herausziehen.

ZOOMDas Kreisdiagramm Aktivieren Sie den Befehl Diagrammtyp aus dem Grafik-Menü und wählen hier das Kreisdiagramm. Begeben Sie sich zur Tabelle zurück und markieren Sie A1 bis B7. Lassen Sie Quattro Pro anschließend einen Schnell-Entwurf durchführen; Menü Grafik - Schnellentwurf. Die so angelegte Grafik dürfte uns fast überzeugen. Es fehlt nur noch das "herausgezogene" Kuchenstück von Neubert (25,6 %). Dies ist jedoch schnell erreicht: Wählen Sie Grafik - Einstellungen - Kreisdiagramme und im anschließend erscheinenden Menü Hervorheben.

Jetzt müssen wir Quattro Pro den hervorzuhebenden Sektor angeben. Dabei stellen wir uns den Kreis als eine Uhr vor - ab zwölf Uhr beginnt der erste Sektor. Das Teilstück von Neubert ist demnach der 5. Sektor. Bestätigen Sie durch die Wahl von Ja im erscheinenden Fenster und kehren dann ins Grafik-Menü zurück. Dort schauen Sie sich mit Ansicht das Ergebnis an. Sichern Sie nun das Kreisdiagramm mit Grafik - Namen - Sichern unter dem Namen KREIS. Letztendlich sollten Sie auch das gesamte Arbeitsblatt mit Datei - Speichern (evtl. dann Ersetzen) für die Nachwelt festhalten.

Wir haben bei der Erstellung unserer Diagramme bewußt auf erklärenden Text in den Grafiken verzichtet, da wir diesen bei der Übernahme in ein GEOS Dokument hinzufügen können. Um eine Präsentationsgrafik in GeoWorks Ensemble anzusehen und sie in ein GEOS-Dokument einzubinden, muß sie in Quattro Pro light in eine sogenannte EPS-Datei gedruckt werden. Installieren Sie dazu in Quattro Pro als 2. Drucker einen PostScript-Drucker (auch wenn Sie keinen solchen besitzen)!
Aktivieren Sie diesen (nicht vorhandenen Drucker) mit Optionen - Hardware - Drucker - Drucker wählen - 2. Drucker. Wechseln Sie ins Menü Ausdruck und wählen dort Grafik-Druck - Datei - EPS-Datei. Nachdem Sie einen Namen für die Datei eingegeben haben (am besten entsprechend dem Diagramm im Quattro Pro Arbeitsblatt: KREIS) bestätigen Sie mit RETURN und die aktuell eingestellte Grafik wird in eine EPS Datei gedruckt, welche später in GEOS übernommen werden kann. Möchten Sie unser erstes Diagramm auf diesem Wege "ausdrucken", aktivieren Sie es vorher mit Grafik - Namen - Zuordnen - STAPEL.

Jetzt haben Sie auf einfachstem Weg zwei Businessgrafiken angelegt und sich mit den wichtigsten Quattro Pro Befehlen für diesen Zweck vertraut gemacht. Sicher, nicht immer haben wir die Möglichkeit, eine Graphik mittels Schnell-Entwurf zu erstellen, oft müssen auch die gewünschten Wertebereiche "von Hand" ausgewählt werden. In diesem Kurs wollen wir es jedoch bei der gezeigten Methode bewenden lassen, da sie verhältnismäßig oft angewandt werden kann und meistens auch zufriedenstellende Resultate bringt. Experimentieren Sie ein wenig drauf los; verwenden Sie andere Diagrammtypen und verändern Sie Layout und Einstellungen. Beachten Sie nur, daß auch bei Schaugraphiken der Satz gilt: Weniger ist oft mehr.

Im letzten Kursteil beschäftigen wir uns mit der Übernahme unserer Tabelle und den dazugehörigen Charts in ein GEOS-Dokument.

 


HINWEIS für Quattro Pro 4.0 Anwender:

In Quattro Pro 4.0 sind die vorstehenden Einstellungen für den Ausdruck eines Charts in eine EPS-Datei nicht notwendig, ja, sie führen sogar zu FALSCHEN Ergebnissen (Grafik mit hellblauem Rand). Um dies zu vermeiden, wählen Sie in Menü Grafik - Layout folgende Einstellungen: Raster (schwarz), Füllmuster (leuchtend weiß), Hintergrund (leuchtend weiß). Für den Druck in die EPS-Datei, können Sie Ihren regulären Druckertreiber eingestellt lassen, ein Wechsel ist hier nicht notwendig!

 

Rolf Stegmann

 

 

 




Dieser Artikel ist Bestandteil von:

Ausgabe 23

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letzte Änderung am 01.01.1970