Im letzten Kursteil haben wir festgestellt, daß GeoDex als Adreßverwaltung nur für kleine Datenmengen geeignet ist. Fallen mehr als 26 Datensätze pro Anfangsbuchstaben an, so ist der Umstieg auf GeoFile notwendig. Damit wollen wir nun eine Adreßverwaltung aufbauen. Die Größe der Datei wird theoretisch nur durch den Speicherplatz auf der Diskette beschränkt. In der Praxis zeigt sich aber, daß es sich nicht empfiehlt, mehr als 1000 Datensätze pro Datei anzulegen. Dabei sollte die Datei nicht größer als 100KB werden!

Sehr sinnvoll ist natürlich das Arbeiten in einer RamDisk, damit die Suchzeiten in einem vertretbaren Rahmen bleiben. Weiterhin sollte man gerade bei GeoFile sehr auf regelmäßige Sicherheitskopien der Dateien achten. Es kommt zwar selten vor, aber es passiert, daß GeoFile ohne ersichtlichen Grund abstürzt und dabei die Datei unrettbar beschädigt. Dieser nicht behobene Fehler wird um so wahrscheinlicher, je größer die Datei geworden ist.
Ein weiterer Fehler von GeoFile hatte uns endgültig dazu bewogen, die Mitgliederverwaltung parallel auf einem PC durchzuführen. Die Suchfunktion ist fehlerhaft. Sucht man bei großen Dateien z. B. nach allen Datensätzen, die mit der Postleitzahl "D-4*" beginnen, so findet GeoFile nicht nur diese heraus sondern streut auch einzelne Datensätze ein, die mit einer anderen Postleitzahl beginnen ...
Dies kann natürlich bei der kommerziellen Anwendung des Programms zu großen Problemen führen.
Die derzeit aktuellste Version von GeoFile ist 1.4, sowohl für GeoFile 64 als auch 128. Trotz, der kleinen Einschränkungen halte ich GeoFile für eine der leistungsfähigsten Applikationen unter GEOS.

Jetzt wollen wir aber endlich mit der Erstellung einer Adreßdatei beginnen. Dazu starten wir GeoFile und erzeugen ("CREATE") eine neue Datei. Diese bekommt den Namen "Regio-Adressen". Nun startet GeoFile sofort mit dem Formularentwurfsmodus. Dieser kann später für Änderungen durch das Menü OPTIONS - FORM DESIGN aufgerufen werden.
Normalerweise ist der Hintergrund jetzt mit einem Gitterraster versehen. Dieses eignet sich gut zum positionieren der Felder. Sollte der Hintergrund weiß oder grau sein, so kann dieser mit dem Menü DISPLAY - GRID BACKGROUND auf das Gitterraster eingestellt werden. Wenn später Daten eingegeben werden, dann ist der weiße Hintergrund schöner.
Achtung: Wird eine GeoFile Datei, die mit GeoFile 64 erstellt wurde, mit GeoFile 128 aufgerufen (oder umgekehrt), so kann es vorkommen, das ein völlig verkehrtes Hintergrundmuster angezeigt wird. Daraus folgt aber kein Schaden für die Datei. Mit dem Menü DISPLAY - ... kann der gewünschte Hintergrund erneut eingestellt werden.

Nun erstellen wir die Datenfelder gemäß dem Beispiel in der Abbildung. Ein Datenfeld wird angelegt, indem man zunächst an der Stelle, wo die linke obere Ecke sein soll, einmal klickt und dann an die rechte untere Ecke fährt und dort nochmals klickt. Im Datenfeld erscheint nun ein Textcursor und der Feldname kann angegeben werden. Mit einem Return wird das Feld abgeschlossen. Ein Feldname kann maximal 50 Zeichen lang sein und sollte keine Umlaute (auch kein "ß") enthalten.
Hinter dem Feldnamen erscheint später im Dateneingabemodus ein Doppelpunkt. Dieser braucht also nun nicht eingegeben zu werden. Sollte die Position des Feldes nicht stimmen, so kann man es durch klicken auf die linke obere Ecke anschließend das Feld verschieben. Per Klick wird es an der neuen Position abgelegt. Soll die Größe des Feldes verändert werden, so ist die rechte untere Ecke anzuklicken und an der neuen Größe abzuklicken.

Hilfreich für eine gleichmäßige Ausrichtung der Felder ist die Funktion DISPLAY - ALIGN ON. Ist dieser Menüpunkt aktiv, so werden die Feldpositionen an die nächste Ecke eines Rasterpunktes, oder genau mittig davon, am Hintergrund ausgerichtet. Sind alle Felder erstellt, dann muß noch ein Sortierfeld bestimmt werden. Nach diesem werden die Datensätze in ihrer Reihenfolge aufgelistet. Wir wählen als Sortierfeld den Namen. Dazu klicken wir das Feld an und rufen das Menü FIELD - SET SORT FIELD auf.
Jetzt kann die Definition des Formulars abgeschlossen werden. Mit dem Menüpunkt OPTIONS - DATA ENTRY gelangen wir zum Dateneingabemodus.

Nun legen wir mal 10 Datensätze an. In jedes Datenfeld passen maximal 250 Zeichen. Bei einer Adreßdatei werden wir die wohl nicht ausreizen. Es sind jedoch Anwendungen denkbar, bei denen das zu knapp sein könnte. Die eingegehenen Zeichen werden auch gespeichert, wenn sie über den Rahmen des Feldes hinausgeben.
Die Eingabe in einem Feld wird durch ein RETURN abgeschlossen. Der Textcursor springt dann in das darunterliegende Feld. Soll der Dateninhalt eines Feldes verändert werden, so reicht es aus, den Textcursor mittels Mausklick an die gewünschte Stelle abzuklicken. Dort kann dann eingefügt und gelöscht werden.

Ist der Datensatz vollständig eingegeben und soll der nächste eingefügt werden, so erhält man ein leeres Formular durch das Menü: FORM - NEW FORM oder mit dem Tastenkürzel: C=N.
Die Anzahl der vorhanden Datensätze kann mit dem Menü: FILE - SHOW COUNT angezeigt werden. Sind alle Datensätze eingegeben, blättern wir die Datei einmal durch, indem wir auf den Richtungspfeil rechts oben nach vorwärts oder rückwärts blättern. Dabei wird uns möglicherweise auffallen, daß die Felder eines Datensatzes sich nicht von oben nach unten, sondern durcheinander aufbauen. Dabei hat dieses durcheinander eine Gleichmäßigkeit.

Um den Aufbau so einzustellen, daß er von oben nach unten dargestellt wird begeben wir uns wieder in den Formularentwurfsmodus. Menü: OPTIONS - FORM DESIGN.
Hier nehmen wir jedes Feld nacheinander in der gewünschten Reihenfolge, also von oben nach unten, per Klick auf und legen es wieder ab indem das nächste Feld angeklickt wird. Jetzt stellen wir wieder den Dateneingabemodus, Menü: OPTIONS - DATA ENTRY, ein und blättern in den Datensätzen. Der Aufbau erfolgt nun immer von oben nach unten.

Warum war dies nun überhaupt wichtig. Zunächst kann es uns eigentlich egal sein in welcher Reihenfolge die Datenfelder erscheinen. Hauptsache sie kommen alle. Nun, beim erstellen eines Textscraps, Menü: FILE - BUILD SCRAP, wird dieses in genau derselben Reihenfolge angelegt, wie die Datenfelder erscheinen. Dies ist sehr wichtig, um das Aussehen einer per Textscrap in GeoWrite eingefügten Tabelle sinnvoll zu gestalten. Die einzelnen Felder sind durch Tabulatorsprünge getrennt. So soll z. B. bei einem Auszug einer Telefonliste aus der GeoFile Datei die Telefonnummer nach dem Namen kommen und nicht vor diesem. Dazu jedoch mehr in einem folgenden Kursteil.

Nicht immer ist es sinnvoll, den kompletten Datensatz einzusehen. Suche ich nur die Telefonnummer eines Clubmitglieds, so würde mir die Anzeige des Namen und der Telefonnummer schon genügen. Dafür gibt es die sogenannten Sublayouts.

Erstellen wir ein solches Sublayout durch die Wahl des Menüs: FILE - CHANGE LAYOUT. In dem Auswahlmenü wählen wir zunächst das erste leere Layout aus und klicken dann auf NEW.
Der Name des Sublayout kann jetzt auf den Namen "Telefonnummern" geändert werden. Soll später das schon bestehende Sublayout benutzt werden, so wählen wir USE.
Nun erhalten wir zunächst als Sublayout ein Datenblatt, welches genau dem Hauptlayout der Datei entspricht. Dieses kann nun nach unseren Wünschen geändert werden, ohne das dies Einfluß auf das Hauptlayout hat. Dazu wird in den Formualarentwurfsmodus gewechselt, Menü: OPTIONS - FORM DESIGN. Zunächst löschen wir alle Felder außer dem Namen und der Telefonnummer. Dazu wird das zu löschende Feld angeklickt und das Menü: FIELD - DELETE aufgerufen. Nun verschieben wir die Telefonnummer so, daß diese unter dem Namen positioniert ist. Damit wäre unser Sublayout fertig.

Mit dem Menü: OPTIONS - DATA ENTRY kehren wir zum Eingabemodus zurück und können dort in den Datensätzen suchen und blättern. Achtung: Änderungen am Inhalt in den Datenfeldern wirken sich auch auf das Hauptlayout aus.
Um vom Sublayout in das Hauptlayout zurückzukehren, wird die Layoutauswahlbox über das Menü FILE - CHANCE LAYOUT der erste Name, welcher dem Dateinamen entspricht, ausgewählt und auf USE geklickt. Das ein Sublayout angezeigt wird, erkennt man auch an der Anzeige des Namen in eckigen Klammern.

Im folgenden Kursteil werde ich noch einmal auf Probleme rund um den Drucker zurückkommen. Anschließend geht es mit GeoFile und den Themen Suchen, Drucken und Scraps weiter.

Jürgen Heinisch