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Büro-Kurs (Teil 6): Arbeiten mit GeoFile

Autor: Jürgen Heinisch

Nachdem im letzten Kursteil wieder viel zum leidigen Thema Drucker gesagt wurde, wollen wir einen Teil dieser Informationen zum drucken mit GeoFile umsetzen. Um mit GeoFile zu drucken, ist es notwendig, in den Druckmodus zu wechseln: Menü OPTIONS - PRINT.

Anmerkung: GeoFile druckt nur in dem jeweiligen Systemzeichensatz, also BSW oder BSW 128. Jedoch lassen sich die Schriftstile der Datenfeldnamen und der Datenfeldinhalt beliebig verändern. Menü: FIELD - SET STYLE. Dies geht allerdings nur im Formularentwurfsmodus.

Die einfachste Möglichkeit, den aktuellen Datensatz auszudrucken, bietet das Menü: PRINT - PRINT CURRENT FORM. Sollen alle Datensätze gedruckt werden, wird das Menü: PRINT - PRINT ALL FORMS gewählt. Nützlich kann auch das Ausdrucken von Blankoformularen (Menü: PRINT - PRINT BLANK FORMS) oder der mit einem Suchbegriff ausgewählten Datensätze (Menü: PRINT PRINT SELECTED FORMS) sein.

Jeder Datensatz wird auf eine eigene Seite gedruckt. Das bedeutet, der Seitenvorschub für die Papierlänge im Druckertreiber muß mit der tatsächlichen Länge des Papiers übereinstimmen, damit der Textanfang auf jedem Blatt an der gleichen Stelle ist.
Print - Pack Forms Soll mehr als ein Datensatz pro Seite gedruckt werden, so hilft der Menüpunkt: PRINT PACK FORMS. GeoFile druckt nun soviel Datensätze wie möglich auf einer Seite.
Dies kann auch manuell eingestellt bzw. verändert werden durch klicken auf das "+" oder "-" Zeichen. GeoFile zeigt dann durch Trennlinien an, wieviele Datensätze auf eine Seite gepackt sind.

Komplizierter wird es, wenn keine ganze Seite bedruckt werden soll, sondern ein Etikett oder eine Postkarte. Leider stimmen die vorgegebenen Funktionen für Etiketten und Karteikarten in der Druckauswahlbox nicht mit den bei uns üblicherweise zur Verfügung stehenden Größen überein. Hier bin ich selbst nie zu zufriedenstellenden Ergebnissen gekommen, also habe ich mal wieder den Druckertreiber frisiert.
Um Endlosetiketten drucken zu können, muß als erstes ein entsprechendes Sublayout erstellt werden, siehe Bild. Bei einem Etikett soll nun aber weder Feldrahmen noch Feldname mitgedruckt werden. Deshalb wird dies unter der Druckoption mit den Menüs: FIELD - PRINT NO FIELD NAMES und FIELD - PRINT NO BOXES ausgeschaltet.

Der zu verwendende Druckertreiber wird auf eine Seitenlänge von 14 Cards eingestellt. Dies entspricht in etwa der Höhe eines 36 mm Etiketts. Außerdem wird der Seitenauswurf ausgeschaltet, dazu werden mit Printer Edit in der Konvertierungstabelle folgende Werte an den letzten vier Stellen eingegeben: "12,0,0,0". Es reicht auch, wenn auf den letzten beiden Stellen "12,0" eingegeben wird.

Der Druckercode "12" bedeutet Seitenvorschub. Durch die Konvertierung wird dieser Code auf 0 gesetzt, der Seitenschub also nicht ausgeführt.
Nun könnten Etiketten von einem, allen oder den ausgewählten Datensätzen gedruckt werden.

Leider paßt die Sache mit dem Seitenvorschub nicht so ganz mit dem Etikettenmaß überein. Deshalb drücke ich nach einigen Etiketten auf die OFFLINE Taste des Druckers, richte die Etiketten erneut aus und lasse den Drucker nach Druck auf die ONLINE Taste weiterdrucken. Etwas umständlich, aber es klappt.

Natürlich solltet Ihr auch einmal versuchen, den Etikettenmodus zu nutzen. Bei meinen Versuchen für diesen Artikel konnte ich mit meinem CANON BJ-10e Tintenstrahldrucker erstaunlicherweise feststellen, daß der Druck auf 23 mm hohen Etiketten bis auf geringe Abweichungen klappt. Leider sind aber die 23 mm Etiketten bei uns relativ schwer zu bekommen. Wird der letztere Modus verwendet, braucht in dem Treiber der Seitenvorschub nicht herausgenommen zu werden.

Bereits einige Male wurde angesprochen, daß man auch bestimmte, vorher ausgewählte Datensätze ausdrucken kann. Aber wie ist diese Auswahl anzustellen?

Zunächst ist das sogenannte Suchformular auszufüllen. In das Suchformular gelangt man vom Dateneingabemodus aus mit dem Menü: FORM - CREATE SEARCH FORM.

In der relativ neuen Datei ist das Suchformular noch völlig leer. Es sieht genauso aus wie ein leeres Formular bei der Dateneingabe.
In einem, mehreren oder allen Feldern kann man nun Suchbegriffe eingeben. Meistens wird man nur einen Suchbegriff benötigen. Wir wollen einmal annehmen, daß nach einer bestimmten Person gesucht wird. In dem Feld Namen geben wir die ersten drei Buchstaben des zu suchenden Namen ein und lassen als viertes Zeichen ein "*" folgen, z. B: "hei*". Um die Definition des Suchformulars abzuschließen, klicken wir auf das OK Feld. GeoFile kehrt zum Dateneingabemodus zurück, als sei nichts geschehen.

 Namenssuche mit Joker

Wir können wie üblich in unserer Datenbank herumblättern und sehen nach wie vor alle Datensätze. Dies ändert sich, wenn wir auf die "Gesichter" neben der Richtungspfeile klicken. Genau wie bei den Richtungspfeilen wird auch bei den "Gesichtern" vor- und zurückgeblättert, wobei hier nun der nächste bzw. vorhergehende Datensatz erscheint, auf den das Suchformular paßt. Findet GeoFile keinen passenden Datensatz, so kehrt es zu dem Datensatz, von welchem die Suche gestartet wurde, zurück und läßt einen Gong ertönen.

Durch mehrmaliges klicken auf ein "Gesicht" können nacheinander alle Datensätze betrachtet und bearbeitet werden, auf die unser Suchformular eingestellt ist.
In dem Beispiet für den Suchbegriff habe ich die Kleinschreibung verwendet. Damit dies nicht zu Problemen führt, muß GeoFile gesagt werden, daß es die Groß- & Kleinschreibung nicht beachten soll. In dem Menü: FORM muß das Untermenü: DON`T IGNORE CASE zu sehen sein. Sollte dort IGNORE CASE stehen, so muß der Menüpunkt einmal geklickt werden. Dann wird entsprechend umgeschaltet.
Es ist an dieser Stelle immer der Punkt aktiv, der nicht zu lesen ist. Bei anklicken des Menüpunkts wird also in den gerade angezeigten Modus umgeschaltet.

In dem Suchformular wurde ein "*" verwendet. Man nennt diese Zeichen, wenn es bei Suchbegriffen verwendet wird, einen Joker. Es gibt noch andere Joker, jedoch ist der Stern wohl der am häufigsten benutzte.

Der Stern bedeutet für die Suche nach dem Namen, daß GeoFile nur die davor liegenden Buchstaben mit den Feldinhalt der Datensätze vergleichen soll. Alles andere, was dahinter kommt, soll egal sein. So findet GeoFile also alle Datensätze, die in unserem Beispiel mit "hei" anfangen. Würde man anstatt bei dem Namen bei der PLZ den Suchbegriff "D-4*" eingeben, so findet GeoFile alle Personen, die in dem Postleitzahlbereich 4000 - 4999 wohnen.

GeoFile kennt neben den anderen Jokern auch noch vergleichende Operatoren bei den Suchbegriffen. Dies würde jedoch den Rahmen dieses Kursteils sprengen. Bitte lese weiteres in Deinem Handbuch nach.

Das Suchformular wird von GeoFile auch verwendet, wenn es darum geht, nur bestimmte Datensätze auszudrucken. Dies wird erreicht im Druckmodus mit dem Menü: PRINT - PRINT SELECTED FORMS.

Weiterhin hat das Suchformular Bedeutung beim erstellen von Scraps. GeoFile ist in der Lage, von seinen Datensätzen entweder ein Textscrap zu erzeugen oder eine Einfügedatei für GeoFile zu erstellen.

Wollen wir z. B. unsere Telefonliste in ein GeoWrite Dokument übernehmen, so wechseln wir zunächst in das entsprechende Sublayout und wählen dann das Menü: FILE - BUILD SCRAP. Es erscheint eine Dialogbox, in der wir die Punkte TEXT und ALLE BLÄTTER anwählen und mit OK bestätigen. Nun erzeugt GeoFile ein Textscrap mit den Namen und der jeweils dazugehörenden Telefonnummer.

Textscap mit Name und Nummer Dieses Textscrap kann in GeoWrite eingeklebt werden. Dort steht aber nun jede Telefonnummer direkt hinter dem Namen. Das lädt sich aber leicht beheben. Dazu wird der gesamte Textabschnitt markiert und an einer passenden Stelle ein Tabulator im Lineal eingefügt. Schon hat alles seine Ordnung.

Die zweite Möglichkeit, einen Auszug von GeoFile zu erhalten, ist die Einfügedatei. Angenommen, wir wollen alle Mitglieder im Regionalbereich D-4... anschreiben. Dies soll mit Hilfe eines Serienbriefes geschehen.
Zunächst definieren wir im Hauptlayout das Suchformular. In dem Feld PLZ wird der Suchbegriff "D-4*" eingetragen. Nach dem bestätigen mit OK wählen wir wieder das Menü: FILE - BUILD SCRAP. In der Dialogbox werden die Felder EINFÜGUNG und AUSGEWÄHLTE BLÄTTER bestimmt und mit OK bestätigt.

Nun erzeugt GeoFile eine Einfügedatei für GeoMerge. Zuvor wird nach einem Namen für diese Datei gefragt. Wir nennen dieses "Regio-Merge".

Diese Datei darf nicht mit GeoWrite geöffnet werden. Sonst hat GeoMerge später Probleme und findet die Einfügedatei nicht mehr. Wer sie dennoch ansehen will, kann dies mit der duplizierten Datei tun.

 Formbrief mit Variablen für den Serienbrief

Um den Serienbrief zu drucken, ist nun ein Formbrief zu erstellen, welcher als Variablen die Feldnamen der GeoFile-Datei enthält. Bei der Auswahl der Feldnamen in GeoFile muß darauf geachtet werden, daß nur Buchstaben verwendet werden, also keine Sonderzeichen, Umlaute und Zahlen!

 

Jürgen Heinisch

 Einige Logo's von Regional Gruppen
Einige Logo's von Regional Gruppen


 




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Ausgabe 23

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letzte Änderung am 01.01.1970