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Büro-Kurs (Teil 3)

Autor: Jürgen Heinisch

In diesem Kursteil werden wir mit unserem Briefkopf in Verbindung mit GeoDex und GeoMerge eine Einladung mittels Serienbrieffunktion erstellen.

Was ist ein Serienbrief? Mit einem Brief soll der gleiche Text an verschiedene Adressaten gesandt werden, wobei die jeweiligen Adressen und Anreden automatisch eingefügt werden.
Zu diesem Zweck benötigen wir zwei Dateien. Zum einen den Briefkopf, diesen nennen wir demnächst Formbrief, wenn er für die Einladung vorbereitet wurde. Zum anderen benötigen wir eine Einfügedatei. Diese enthält die Daten, die in jedem ausgedruckten Formbrief geändert werden soll, also Name, Anschrift, usw.
Während der Formbrief mit GeoWrite erstellt wird, verwenden wir für die Einfügedatei GeoDex.

Eines der frühesten Zusatzanwendungen für GEOS 64/128 war bzw. ist das Paket: DeskPack/GeoDex. Aus diesem Paket sind die Programme GeoDex und GeoMerge mit Abstand am hilfreichsten. So wurden auch die Mitglieder des GUC zu Beginn noch mit GeoDex verwaltet.

GeoDex ist eine sehr leistungsfähige Adreßverwaltung. Früher dachten wir an eine Mitgliederzahl so um die 100. Da inzwischen über 2000 Mitglieder vorhanden sind, ist GeoDex schon lange nicht mehr in der Lage, die Aufgabe der Mitgliederverwaltung zu übernehmen. Aber für die Verwaltung einer Regionalgruppe reicht es bei weitem noch. Für eine Pseudoregionalgruppe von 6 Personen sollt Ihr nun mal eine GeoDex Datei anlegen. Es können auch noch weitere Adressen in der Datei vorhanden sein, z. B. von Familienmitgliedern oder sonstigen Freundinnen und Freunden.
ZOOMFormbrief: ausgefülltes Adreßkärtchen Dabei solltet Ihr fleißig die Gruppen in Anspruch nehmen, um später die verschiedenen Personenkreise unterscheiden zu können. Jedes Mitglied der Regionalgruppe bekommt in eine Gruppe GUC eingetragen. Jedes Familienmitglied bekommt FAM und jede Freundin / jeder Freund PRV oder ähnliche sinnige Begriffe eingetragen. Ein Beispiel für ein ausgefülltes Adreßkärtchen ist dem Bild oben zu entnehmen.

Wenn wir nun nur die Adressen der GUC Regionalgruppenmitglieder angezeigt bekommen wollen, müssen wir die Gruppe GUC voreinstellen. Dazu klicken wir zunächst das Gruppenicon an, das unterste in der rechten Reihe, und geben als Gruppennamen GUC ein. Gefragt wird nach dem Namen der Einfügedatei, gemeint ist jedoch zunächst die Gruppe, welche selektiert werden soll.
Hinweis: Bei den Eingaben der Gruppennamen in den Karteikarten spielt es keine Rolle, in welchem Feld die Gruppe steht. Weiterhin wird die Groß- und Kleinschreibung ignoriert.
Nach einem RETURN finden wir beim blättern nur noch die Datensätze von GUC Mitgliedern. Alle anderen sind versteckt worden.

ZOOMFormbrief: Einfügedatei Aus den jetzt aktuellen Datensätzen müssen wir nun eine Einfügedatei erstellen. Diese Datei wird später von GeoMerge benötigt.
Um die Einfügedaten zu erstellen, klicken wir das zweitletzte Icon an. Als Namen für die Einfügedatei geben wir Einfügedaten ein. (Es wird nach dem Namen der Mischdatei gefragt. Mischdatei ist gleichbedeutend mit Einfügedatei.)
Bei der nun erstellten Einfügedatei handelt es sich um ein GeoWrite Dokument. Dieses sollte auf keinen Fall mit GeoWrite angesehen werden, andernfalls macht GeoMerge Probleme. Wer dennoch so neugierig ist und sich die Datei ansehen möchte, der soll sich ein Duplikat der Datei erstellen und dieses ansehen bzw. ggf. ausdrucken.

Nun verlassen wir GeoDex und sichern zunächst unsere neuen Dateien. Anschließend starten wir GeoWrite mit dem Formbrief. Hier müssen wir anstatt einer echten Anschrift nun die Variablen einsetzen, die GeoDex in der Einfügedatei verwendet. Es kommen dabei analog zur Karteikarte folgende Variablen zum Einsatz: first, last, misc, addr1, addr2, addr3, phone
Diese Daten stehen auf der ersten Seite der Einfügedatei untereinander. Auf den folgenden Seiten fügen sich ununterbrochen die Datensätze in gleicher Reihenfolge an. Dabei ist jeder Datensatz durch den "*" von dem nächsten getrennt.

ZOOMFormbrief: Variablen Fügen wir nun die Variablen in den Briefkopf ein. Dabei gilt es zu beachten, daß die Variablen mit doppelten spitzen Klammern, z. B.: <<Variable>>, eingerahmt werden müssen. Diese sind auf unserer Tastatur durch gleichzeitiges drücken der CBM- und SHIFT-Taste zusammen mit der spitzen Klammer links bzw. rechts, zu erreichen.

Hinter dem Betreff fügen wir eine Anmerkung zur Einladung ein. Hinter dem "Hallo" wird die Variable für den Vornamen eingefügt. Nun kann der Einladungstext folgen. Damit wäre auch der Formbrief erstellt und wir können versuchen, diesen mittels GeoMerge zu drucken.
Hinweis: Die Variablen können mit jeder beliebigen Schrift und jeder Stilart versehen werden. Entsprechend wird der Text für die Variablen ausgedruckt. (im Modus "Hoch")

Vor dem Starten von GeoMerge kontrollieren wir noch einmal, ob alle erforderlichen Dateien vorhanden sind. Es werden benötigt: GeoMerge, Formbrief, Einfügedaten, Druckertreiber (bei GEOS 64). Direkt nach dem starten fragt GeoMerge nach dem Formtext. Damit ist unser Formbrief gemeint. Wir wählen ihn aus und klicken ÖFFNEN an. In der nächsten Dialogbox werden wir gefragt, ob die Einfügedaten aus einer Datei genommen oder per Hand (Tastatur) eingegeben werden sollen. Wir beantworten die Frage durch klicken auf JA. Die nun folgende Dialogbox fragt nach der Einfügedatei. Wir wählen die Datei Einfügedaten aus und klicken auf ÖFFNEN.
ZOOMFormbrief: Dateien mischen, Brief erstellen Nun kommt eine Dialogbox, die der Druckdialogbox von GeoWrite sehr ähnlich sieht, es gibt lediglich einen Schalter mehr. Mit diesem kann man GeoMerge dazu veranlassen, die Daten nicht zum Drucker zu senden, sondern statt jeder Seite Papier ein GeoWrite Dokument zu erzeugen. Wir lassen aber alles bei der Voreinstellung und klicken auf OK, um unsere Einladung zum Ausdruck zu bringen.
Sind alle Seiten ausgedruckt, können wir unsere ersten Serienbriefe mit Adreßfeld im Sichtfenster eintüten und zur Post geben. Aber bitte nicht die Briefmarke vergessen.

 

(jh)

 

 

 




Dieser Artikel ist Bestandteil von:

Ausgabe 20

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Buero-Kurs

Einsteiger: Büro-Kurs (Teil 1) | Büro-Kurs (Teil 2) | Büro-Kurs (Teil 3) | Büro-Kurs (Teil 4) | Büro-Kurs (Teil 5): Druckeranpassung | Büro-Kurs (Teil 6): Arbeiten mit GeoFile | Büro-Kurs (Teil 7) - Einführung in die Tabellenkalkulation | Bürokurs Teil 8 : Kassenverwaltung mit GeoFile


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letzte Änderung am 01.01.1970