Eine der Fragen auf dem Jahreshaupttreffen 1992 des Geos User Club war: Wie arbeitet der Versand des Geos User Club.

Dies will ich im folgenden einmal etwas erläutern; in der Hoffnung, damit auch Verständnis zu finden, wenn es mal etwas "klemmt" und die Produkte auf sich warten lassen oder wenn mal etwas defekt ist bzw. falsches ausgeliefert wird.

Nachdem wir im Juni '92 den Versand von Düsseldorf nach Dorsten-Rhade umgelegt haben, um die Probleme mit der dezentralen Arbeit zu vermeiden, haben wir ein unserer Meinung nach relativ gut funktionierendes System erarbeitet.
Es arbeiten derzeit 4 Personen am Versand der GUC Produkte. Dies bezieht sich nur auf Hardware und GEOS Professional. Die GeoThek 64/128 und PC sowie GUP Nachbestellung u. a. werden nach wie vor von freien Mitarbeitern erledigt.

Da wir keine GUC'ler in der Nachbarschaft haben, die wir für ein geringes Entgelt mit der Arbeit betrauen können, war ich sehr froh, daß ich von meiner Frau Ulrike, meiner Schwester Elke und meinem Schwager Dieter Unterstützung bekam. Manche werden nun mit Beigeschmack denken: Vetternwirtschaft. Das wir diesem Klischee nicht entsprechen, zeigen aber unsere Arbeiten - die übrigens von allen Beteiligten in ihrer Freizeit durchgeführt werden.

Für den Verwaltungsaufwand sind 2 PC's eingesetzt. Ein weiterer zum Vervielfältigen der PC Software und zwei 128'er für die GEOS 64/128 Programme.

Da kommt also nun täglich ein Stapel Post ins Haus und will gesichtet werden; dies macht Ulrike. Die Probleme bekomme ich sofort mitgeteilt, da ich meist im Wohnzimmer am Rechner sitze und GUC-mäßig am 'wirbeln' bin.
Bei jeder Bestellung wird nun geprüft: handelt es sich um eine Bestellung per Vorkasse oder per Nachnahme. Ist es eine Nachnahmebestellung, kann die Bestellung sofort zum Versand weitergeleitet werden. Es sei denn, es fehlt die komplette Anschrift, Mitgliedsnummer, usw., dann tritt die erste Verzögerung ein und die Bestellung kann erst zum Versand, wenn die fehlenden Daten ermittelt und nachgetragen wurden.

Das gleiche gilt für Vorkassebestellungen. Liegt dieser ein V-Scheck oder Bargeld bei, so kann sie ebenfalls gleich zum Versand weitergereicht werden. Diese beiden Fälle haben in der Regel die kürzeste Bearbeitungszeit.

Aufwendiger sind Vorkassebestellungen, welche eine Überweisung auf das Produktkonto (Jürgen Heinisch, (siehe Autoreninfo) ) ankündigen. Diese wandern nach dem Prüfen der Absenderdaten in eine Mappe.

Neben den Bestellungen per Brief, Fax oder BTX erfolgen auch welche per Überweisung. Die Kontoauszüge werden daraufhin gesichtet und dazwischen die Vorkasseüberweisungen den entsprechenden Bestellschreiben in der Mappe zugeordnet. Von den eingegangen Beträgen, die keinem Bestellschreiben zuzuordnen sind, wird eine Arbeitsnotiz erstellt und die Bestellung aufgrund der Angaben auf der Überweisung ausgeführt.

An dieser Stelle treten die meisten Probleme auf, da nicht jeder Überweisung alle Angaben mitgegeben werden. Oft haben wir nur den Betrag und einen Namen. Das wird dann bei Meier, Schulz, usw. recht schwierig.
Also bleibt die Arbeitsnotiz liegen, bis sich der inzwischen unzufriedene Besteller endlich mal meldet und wir die Angaben auf der Arbeitsnotiz ergänzen können. Sind alle Angaben vorhanden, dann geht auch die Arbeitsnotiz zum Versand.

Da die Banken immer mehr auf EDV Überweisung umsteigen, ist es unbedingt notwendig, zu jeder Bestellung immer ein Begleitschreiben nachzuschicken. Oft ist bei handausgefüllten Überweisungen der Bemerkungstext falsch, unvollständig oder gar nicht übertragen worden - per EDV in der Bank automatisch "übersehen".
Es reicht auch ein Anruf, dann schreiben wir eine Telefonnotiz und alles geht seinen Lauf, sobald der Betrag eingetroffen ist. Am einfachsten ist es, wenn eine entsprechende Bestellseite per BTX ausgefüllt oder ein Bestellzettel aus der GUP verwendet wird.
In Zukunft werden wir allen ausgelieferten Bestellungen einen aktuellen Bestellzettel beifügen.

Sind alle diese Probleme umschifft, bleibt mir die Aufgabe, die Buchung der Beträge in unserer Finanzbuchhaltung (FIBU) durchzuführen.

Nachdem die Bestellunterlagen vollständig sind, gehen diese, wie oben schon erwähnt, in unsere Versandabteilung. Dort erstellt Elke die Versandunterlagen, also Rechnung, Adreßaufkleber, Paketkarte, usw. Nun geht es ab in den Keller der Versandabteilung, wo unser Material lagert und die Disketten produziert werden. Dieter packt die Sachen entsprechend den Rechnungen zusammen und stellt sie für den Transport zur Post bereit.

Aus dem oben beschriebenen ist leicht zu erkennen, daß einige Arbeitsschritte notwendig sind, bis ein Produkt unser Haus verläßt. Es gibt vor allem im Bestelleingang einige Ecken, an denen es mangels Information zu Verzögerungen kommen kann. Diese lassen sich jedoch leicht umgehen, wenn man das Bestellsystem beachtet.

Jürgen Heinisch