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KaBaBu & EA (Testbericht)

Autor: Wolfgang Amian

Vorab: Der folgende Testbericht ist im Zusammenhang zu lesen mit dem Artikel "KaBaBu" in der GUP 33, Seite 18.
Aus Platzgründen möchte ich hier nicht die Funktionen von KaBaBu wiederholen, die ich dort schon beschrieb, und setze daher die Lektüre dieses Artikels für das Verständnis des Folgenden voraus (Funktion des Hauptdokumentes).

Darüber hinaus verzichte ich bewußt auf die Erstellung jeglicher Screen Dumps, da die Wiedergabe der Bildschirmdarstellung auf Papier aus drucktechnischen Gründen mit dem Original nicht die geringste Ähnlichkeit hat.

Im ersten Test von KaBaBu bemängelte ich das Fehlen von E/A-Konten. Ich war überzeugt, daß dieses von Wolfgang Jasmer angekündigte Vorhaben auch nicht zu bewältigen sei, steht doch die Geschwindigkeit von GeoCalc in umgekehrt - proportionalem Verhältnis zur Größe des Dokumentes.
Der Autor hat das Problem elegant gelöst: Er hat das Hauptdokument nicht einfach vergrößert, sondern dazu weitere Dokumente geschaffen, die in Beziehung zueinander stehen.

Es gibt ein Schnelleingabe-Dokument (SE), von dem aus die eingegebenen Belege in das Hauptdokument (Kasse/Bank) und/oder in das Einnahme/Ausgabe-Dokument (E/A) hineinkopiert werden. Zur Berechnung der Umsatzsteuer dient das eigenständige Ust-Dokument.

Das Schnelleingabe-Dokument ähnelt sehr stark dem Hauptdokument, aber durch konsequentes Weglassen der Saldenberechnungen, der Umsatzsteuer-Berechnungen und der Druck-Funktion wird es seinem Namen wirklich gerecht: Es läßt sich flott damit arbeiten. Man kann hier ohne merkliche Tastaturverzögerung seine Daten eingeben und sie sortieren, um sie danach in das Hauptdokument oder das E/A-Dokument zu exportieren. Die Funktionen und das optische Erscheinungsbild entsprechen im Wesentlichen dem, was ich in der GUP 33 beschrieb. Hinzukommt der damals vermißte Kontenschlüssel, also die Möglichkeit der Kontierung von Ein- und Ausgaben.

Nun wäre es sehr umständlich, sich wiederholende Bezeichnungen immer neu eingeben zu müssen. Diesem Umstand ist durch die "Makro"-Abteilung Rechnung getragen worden. Natürlich handelt es sich nicht um echte Makros, weil GeoCalc das nicht vorsieht, aber das Prinzip ist ähnlich: Man definiert einen Namen (zum Beispiel "Miete Wohnung") zusammen mit einem Kürzel (zum Beispiel "Mmw" ). Wenn man das Kürzel Mmw ins SE-Dokument eingibt, steht dort "Miete Wohnung".
Eine 68 Makros umfassende Übersicht ist integriert, die man sich auf seine eigenen Bedürfnisse hin ändern kann. Diese Listen müssen in den Dokumenten SE, EA und im Hauptdokument identisch sein, sie lassen sich aber, einmal erstellt, leicht exportieren.
Das Erstellen der Makros muß man ein bißchen üben, aber es funktioniert sehr schön und schnell.

An dieser Stelle sei das 12-seitige Handbuch erwähnt, dessen Inhalt die gleiche Akribie verrät wie die ganze Applikation und das keine Fragen offenläßt.

Bei der praktischen Arbeit kann ich also recht elegant meine Belege ins SE-Dokument eingeben. Mir stehen 100 Eingabereihen zur Verfügung, die sich problemlos mit "nach unten füllen" verlängern lassen.
Hier tritt jetzt der Unterschied zu der "alten Version", als KaBaBu noch ein reines Kassen-Bank-Buch war, deutlich zutage, weil ich in der "neuen Version" diese Belege EA-Konten zuweisen kann. Ab hier erst wird echte Buchhaltung möglich gemacht.

Je nachdem, wie ich diese Belege nun auswerten will, muß ich sie im SE-Dokument sortieren.
Das kann "nach Datum", "Nach EA-Konten" und "Nach Bezeichnung" geschehen. "Nach Bezeichnung" ist beim näheren Hinsehen wieder eine sehr durchdachte Arbeitserleichterung:
Wenn ich bei der Eingabe ins Schnelleingabe-Dokument Zeit sparen will, dann unterlasse ich erstmal die Angabe E oder A bei jedem einzelnen Eintrag. Nach Abschluß aller Eingaben sortiere ich mir die Belege "nach Bezeichnung" und kann die Zuweisung nach E oder A auf diese Weise nachträglich sehr komfortabel vornehmen.
Der Vorgang des Sortierens läuft sehr rasch ab. Eine ans Geniale grenzende Sortierhilfe von Wolfgang Jasmer nötigte mir beim Test uneingeschränkte Hochachtung ab!

Etwas heikler wird die Sache dann beim Exportieren ins Hauptdokument, also ins Kassen/Bank-Buch. Zum Einen macht es ein wenig Arbeit, da man sich zuerst das Hauptdokument entsprechend vorbereiten (Kopfdaten, Bestände der Konten, Makros, Überschriften) und die selektierten Einträge dann mit "Kopieren, Einkleben" transportieren muß. Zum Anderen dauert es relativ lange, weil der Rechner eine Menge zu tun bekommt. Wolfgang Jasmers Empfehlung im Handbuch, hier eine Kaffeepause einzulegen, ist durchaus berechtigt.
Egal, nach dieser Rechenprozedur, bei der man schließlich auch nicht unbedingt danebensitzen muß, liefert das Hauptdokument die gewünschten Ausdrucke des Kassen- und Bankbuchs.

Der Export in das EA-Dokument läßt dagegen keine Kaffeepause zu und bedeutet einige Mühe.
Hier stößt man klar an die Grenzen, die durch GeoCalc vorgegeben sind.
Das Problem besteht in der Auflistung untereinander stehender Daten in nebeneinander stehende und läßt sich nur "von Hand", also mit der Maus, bewerkstelligen. Wie das geht, wird im Handbuch sehr vollständig und genau beschrieben, und diese Anleitung wird auch dringend benötigt, weil es wirklich nicht ganz einfach ist. Die dabei automatisch durchgeführten Berechnungen führen wieder zu denselben sauberen Ergebnissen, die mich schon in der ersten Version von KaBaBu beeindruckten.

Der ganze Vorgang muß natürlich nicht oft durchgeführt werden, im Prinzip sogar nur einmal pro Jahr. Mir persönlich ist er zu stark gewöhnungsbedürftig. Aber darüber kann man streiten; es ist sicher auch eher meine persönliche Philosophie als eine objektive Tatsache, daß Mausbedienung in Textprogrammen und in Tabellenkalkulationen nichts zu suchen hat.
Wolfgang Jasmer mache ich daraus keinen Vorwurf, im Gegenteil, er hat aus GeoCalc das äußerst Mögliche gemacht.

Das Umsatzsteuer-Dokument erscheint auf den ersten Blick überflüssig, kann man doch schon im Hauptdokument eine fertige Umsatzsteuervoranmeldung berechnen und ausdrucken. Tatsächlich ist es aber aus zwei Gründen wichtig. Erstens ist die Kapazität des Hauptdokumentes auf 360 Datensätze beschränkt. Zweitens berücksichtigt das Ust-Dokument das erst in diesem Jahr eingeführte Formular "USt 1 A". Die nötigen Daten werden aus dem Hauptdokument in das USt-Dokument importiert.
Auch bei diesem Vorgang ergeben sich wieder gewisse kleine Schwierigkeiten, bedingt durch fehlende Features von GeoCalc, die Wolfgang Jasmer jedoch durch geschicktes Ausnützen der vorhandenen Möglichkeiten (Umweg über ein GeoWrite-Dokument namens "Konvert") auf ein Minimum reduziert.

Das EA-Dokument ist das Feature, was ich in der "alten Version" vermißte und für mich das "Herzstück" des ganzen Systems. Man findet hier bereits einen vorgefertigten Kontenschlüssel mit über 100 Einzelkonten vor, aufgeteilt in 10 Einnahme-, 85 Ausgabe- und 5 interne Konten, den man sich zur Anpassung an die eigenen Bedürfnisse (DATEV-Standard) am besten erstmal ausdruckt. Auch 5 Anlagekonten sind integriert. Pro Konto können 150 Buchungen erfaßt werden, eine Anzahl, die reichen dürfte, die aber auch vergrößert werden kann. Damit läßt sich's arbeiten!
Nicht unbedingt nötig, aber sehr anschaulich, ist das Diagrammfenster wo alle Konten als Balkengrafik automatisch (auf dem Bildschirm, nicht im Ausdruck) dargestellt werden. Dazu gibt es eine grafische Darstellung der E-Konten, eine der A-Konten und einen Vergleich der beiden Konto-Arten.

Fazit: Es ist dem Autor dieser Dokumente gelungen, unter GeoCalc eine arbeitsfähige Buchhaltung zu erstellen. Sie ist für den privaten Haushalt einsetzbar (KaBaBu) bis hin zum mittelständischen Betrieb (KaBaBu plus E/A) und wird allen dort benötigten Anforderungen gerecht.
Gewisse Einschränkungen, die durch das Programm gegeben sind, werden wettgemacht durch eine ausgeklügelte und sinnvolle Gestaltung. Dem Geos-User wird nicht nur seine vertraute Arbeitsumgebung geboten, die originelle Optik erfreut auch bei der Beschäftigung mit dem an sich sehr "trockenen" Metier. Darüber hinaus kann die Beschäftigung mit diesen Dokumenten grundsätzlich für alle, die ihre ersten Geh-Versuche in Buchhaltung machen, überaus lehrreich sein.
Sinnvollerweise wird das Ganze nur zusammen angeboten, also KaBaBu mit E/A. Der Preis von DM 30,- , den Wolfgang Jasmer dafür bestimmt hat, für GUC Mitglieder 27 DM, erscheint mir angesichts der gewaltigen Arbeitsleistung, die dahinter steckt, geradezu lächerlich gering. Schon von daher wünsche ich dem Paket eine große Verbreitung.

 

Wolfgang Amian

 

   Produkt Info

     Name:              KaBaBu & EA
     lauffähig unter:   GW Ensemble 2.0
     Voraussetzung:     sinnvoll mind. 386'er
     Preis:             30,- DM (GUC: 27 DM)
     Bestelladresse:    GUC Dorsten

 

 




Dieser Artikel ist Bestandteil von:

Ausgabe 35

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letzte Änderung am 01.01.1970