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GeoFile-Praxis

Autor: Jürgen Heinisch

Auch in dem US Update Geoworks 2.01 stellt GeoFile immer noch das Problemkind dar. Mein Ziel, die Mitgliederdatenbank ausschließlich mit GeoFile zu bearbeiten, konnte noch nicht erreicht werden. Dennoch haben sich bei der Entwicklung einer Bestelldatenbank einige interessante Kenntnisse gewinnen lassen.
Die Bestelldatenbank soll in Zukunft - heute schon zum Teil - in einem Praxistest die bisher unter DOS verwendeten Programme GS Auftrag und GS Adress ablösen. Ziel ist es, eine Datenbank zu haben, mit der während eines Telefongesprächs ein Erfassungsformular ausgefüllt wird und direkt im Anschluß an das Gespräch Rechnung / Lieferschein, Adreßetikett, Paketkarten, Paketaufkleber und Nachnahmeunterlagen über verschiedene Layouts ausgedruckt werden können. All dies kann natürlich auch direkt mit den GS Programmen erledig werden, aber eben nicht unter GEOS und das läuft nunmal immer auf meinen Rechner.

 Choose Layout

Im folgenden schildere ich in loser Form die bei der Erstellung der Datenbank beobachteten Erkenntnisse.

  1. Bei Verwendung der amerikanischen Version ist es sinnvoll, in Voreinstellungen - International - Zahlen für das Dezimalzeichen einen Punkt ".", für das Tausendertrennzeichen ein Komma "," und für das Listentrennzeichen ein Komma "," einzusetzen.
     
  2. Entsprechend der Voreinstellung muß beim suchen über die Funktion Markieren das Komma als Trennzeichen für die Parameterübergabe eingesetzt werden, z. B.: (siehe rechts unten)

    AND(ISNUMBER(FIND("Mustermann",Name,0)), ISNUMBER (FIND ("Geos-stadt",Ort,0)))

    Mark Field by Formular

  3. Werden bereits bestehende Datenbanken auf einer neueren GW Version eingesetzt, so gibt es grundsätzlich zunächst Fehlermeldungen beim suchen von Datensätzen über die Funktion Markieren.
    Diese resultieren aus einem Fehler beim Erkennen der Feldnamen bei der Übernahme einer Datenbank in eine neuere GW Version.
    Die Lösung ist recht einfach. Jedes Datenfeld wird im Designmodus zum editieren aufgerufen. Der Feldname wird um einen Buchstaben geändert, anwenden aufrufen und den zugefügten Buchstaben wieder wegnehmen und wieder anwenden aufrufen.
     
  4. Eine Sicherheit gegen einen Absturz von GeoFile gibt es nicht. Je nach verwendetem Rechner ergibt sich eine unterschiedliche Laufstabilität. Grundsätzlich kann man sagen: je größer, desto besser. Das mag man bei Geoworks und digIT Ostermann zwar nicht glauben wollen, steht in der Werbung doch was ganz anderes, aber es ist so.
    Nun ist die Hardwareanforderung zwar nicht ganz so hoch wie bei anderen Programmen außerhalb von Geoworks, aber mehr tut gut. Pauschal kann man sagen, das GWE2 schon auf einem 286/386 mit 16 Mhz und 1 MB RAM recht akzeptabel läuft. Ist die Taktrate kleiner, dann hilft eine schnelle Festplatte. Jedoch kann man dieses akzeptable Laufen auf den kleinen Rechnern nicht für GeoFile ansetzen.
    Für GeoFile ist echter Rechenpower gefragt und das heißt in erster Line nicht Taktrate sondern Speicher. Dieser läßt sich glücklicherweise leichter nachrüsten, als ein neues Board zu kaufen. Sobald Geoworks ausreichend Speicher zur Verfügung hat, muß es keine Daten mehr auf der Festplatte auslagern. Ab 4 MB RAM kann Geoworks alles im Speicher halten. Das kann man mit Perf sehr schon überprüfen.

Daten - suchen Beispiele für Suchzeiten in der jeweils konvertierten Mitgliederdatei, bei einer Dateigröße der GeoFile Datenbank von über 1,2 MB. Der Testlauf erfolgt jeweils über die Funktion Daten - suchen. Dabei sucht GeoFile Datenfeld für Datenfeld und Datensatz für Datensatz nacheinander ab.

   Rechner                             Suchzeit
   386sx-25 mit   2 MB RAM..............22 sec.
   386sx-25 mit   5 MB RAM..............15 sec.
   386dx-25 mit   4 MB RAM..............10 sec.
   486dx-33 mit   2 MB RAM...............6 sec.
   486dx-50 mit   8 MB RAM...............4 sec.
   Pentium 66 mit 8 MB RAM...............2 sec.
  1. Backup Aber auch mit viel RAM Speicher ist man nicht vor Abstürzen sicher. Das fatale an den Abstürzen ist, daß sie je nach 'Qualität' des Absturzes die Datenbank derart beschädigen, daß diese nicht mehr geöffnet werden kann!
    Da hilft nur noch ein Zugriff auf das Backup oder eine Arbeitskopie der Datenbank, jedoch Vorsicht! Sogar die Backup Dateien einer Datenbank können irreparabel beschädigt sein. Dies geschieht dann, wenn das Backup unglücklicherweise unmittelbar vor dem Absturz erstellt wurde. Dann war der Fehler schon in der noch geöffneten Datenbank vorhanden.
     
  2. Vorbeugende Maßnahmen gegen Datenverlust!
    Nach dem Öffnen einer Datei als erstes ein Backup erstellen, denn ließ sich die Datei öffnen, dann war sie noch in Ordnung!

    Während des Verändern einer bestehenden Datenbank im Design-Modus, und danach, steigt die Absturzfreudigkeit enorm an. Deshalb ist vor dem Verändern der Datenbankstruktur unbedingt neben dem Backup eine Kopie der Datei zu erstellen. Nach einigen Änderungen sollte die Datenbank geschlossen werden und eine weitere Kopie erstellt werden, aber kein Backup!

    Designmodus

    Eine zusätzliche Sicherheit bedeutet die automatische Dateisicherungsfunktion von Geoworks. Diese steht in der Voreinstellung standardmäßig auf eine Minute. Da dies langsame Rechnersysteme zu sehr belastet, habe ich eigentlich immer, auch auf schnellen Rechnern, 10 Minuten eingestellt. Bei der Arbeit mit GeoFile ist es jedoch sinnvoll hier wieder eine kleinere Zeit von 1 - 3 Minuten einzusetzen. Bei so manchen GeoFile Absturz ist dann der Stand der letzten Sicherung noch lauffähig.
     
  3. Im Gegensatz zu anderen Datenbanken ist GeoFile nicht in der Lage, einen kompletten Datensatz zu kopieren und diesen in der gleichen Datenbank oder einer anderen einzufügen. Dieser Mangel ist mit ein Grund, warum GeoFile für die Mitgliederverwaltung noch nicht zum Einsatz kommt. Denn dann müßten z. B, Clubmitglieder, die nicht mehr aktiv im Club waren, bei einer Wiederbelebung der Mitgliedschaft komplett neu eingegeben werden.

Genau im Gegensatz zur Dateneingabe steht hier die Leistungsfähigkeit des Gestaltungsmodus in den unterschiedlichen Layouts. Ein Layout kann komplett oder teilweise selektiert und kopiert werden. Die Kopie in der Zwischenablage kann in einem neuen Layout einfach eingeklebt werden. Dabei bleibt die Gestaltung des Layouts erhalten. So kann man aus einem Standardformular leicht weitere mit wenigen notwendigen Änderungen erstellen.

Der Hit beim kopieren eines ganzen Layout ist aber, daß das Layout nicht nur in der gleichen Datenbank in einem anderen Layout eingeklebt werden kann sondern auch in einer anderen Datenbank. Sinnvoll bei der Übernahme eines Layout in eine andere Datenbank ist natürlich die gleiche Namensgebung der Felder. Dies ermöglicht immerhin bei der Erstellung von Datenbanken aus importierten Daten ungeahnte Möglichkeiten. Die bei der Importierung vorgegebenen Feldnamen müssen diese nur korrigiert werden und dann wird in einem neuen Layout das einmal fertige Layout aus einer bestehenden Datenbank eingeklebt.

  1. In der Regel haben die unterschiedlichen Layouts in einer Datenbank nicht immer die gleiche Seitenhöhe. Das Formular für die Datenerfassung und wie in unserem Beispiel das Layout für die Rechnung / Lieferschein sind in der Standart DIN A4 Größe angepaßt. Bei einem Adreßaufkleber oder Nachnahmezahlschein ist eine deutlich geringere Höhe notwendig.

    Das Problem läßt sich auf zwei Arten lösen: Gestalte ich das Adreßlayout mit einer kleinen Seitenhöhe, so wird es beim Ausdrucken genau in die Mitte eines DIN A4 Blatts gedruckt. Um dies zu verhindern, muß vor dem Ausdruck über die Funktion Optionen die Seitenhöhe angepaßt werden. Dieser Weg erscheint mir zu aufwendig, zumal die unterschiedlichen Druckaufgaben wie Adreßaufkleber, Paketkarte, Rechnung, usw., die unterschiedlichsten Größen aufweisen.
    Deshalb belasse ich in jedem Layout die Seitenbreite und Seitenhöhe auf den Standardwerten.

    Für meinen Drucker Seikosha Speedjet 200 wird das Layout oben rechts erstellt, weil der Drucker den Papierendesensor auf der rechten Seite hat. Wird nun ein Formular kleiner als Standart gedruckt, dann wird das entsprechende Formular an der manuellen Einzelblattzuführung angelegt und der Druck ausgelöst. Nun schiebt der automatische Einzelblatteinzug ein Blatt unter das angelegte Formular und nimmt beide mit. Der Druck erfolgt entsprechend der Justierung auf dem Formular und das Blatt aus dem automatischen Einzelblatteinzug wird einfach durchtransportiert. Dadurch kommt es zu keiner Fehlermeldung durch den Papierendesensor, weil GeoFile ja tatsächlich eine ganze DIN A4 Seite transportiert hat.

Dieses Verfahren läßt sich sicherlich auch auf andere Drucker übertragen. So muß - z. B. beim Canon BJ-10e - das Formular lediglich auf der linken Seite gestaltet sein, weil der Drucker den Papierendesensor eben auf der linken Seite hat.
Die Bestelldatenbank befindet sich im ständigen Test und Ausbau. Der nächste Schritt ist das Verbessern des Erfassungslayouts. Dabei soll eine grafische Gestaltung wie bei KaBaBu erreicht werden. Sobald die grafische Gestaltung vertretbar ist und eine Dokumentation als Hilfsdatei erstellt wurde, wird die Bestelldatenbank als Produkt angeboten.

 

Jürgen Heinisch

 

 

 




Dieser Artikel ist Bestandteil von:

Ausgabe 36

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Letzte Änderung am 01.11.2019